Produtividade não é sinónimo de estar sempre ocupado.

Na verdade, significa fazer mais com menos.

Neste artigo damos a conhecer alguns sinais de que não estás a ser produtivo.

Agenda cheia não é sinal de produtividade

Muitas pessoas acreditam que estão a ser produtivas porque têm o dia preenchido com uma grande lista de tarefas cheia.

E essas são as mesmas pessoas que frequentemente reclamam que não conseguem terminar a maioria das tarefas dessa lista interminável.

Mas ter um dia demasiado preenchido, ou estar continuamente a acrescentar tarefas à lista não é ser produtivo.

Nem é produtivo trabalhar 15 horas por dia, sacrificando a vida pessoal, saúde e descanso.

Ser produtivo é o exato oposto disto.

Ser produtivo é conseguir fazer muito com poucos recursos (tempo, ferramentas, etc.).

Ser produto é conseguir obter resultados sem ter que correr a maratona.

Sinais de que não estás a ser produtivo

Estás continuamente a interromper uma tarefa para começar outra

Já deste por ti a parar o e-mail que estavas a enviar ao teu fornecedor porque te lembraste que um cliente te tinha pedido um orçamento?

Ou que interrompeste o inventário porque te recordaste de uma notícia interessante que leste nessa manhã e que a querias partilhar nas redes sociais?

Estar continuamente a interromper tarefas em função de outras não é produtivo.

Simplesmente significa que vais demorar mais tempo a enviar o e-mail ou a fazer inventário, mas certo é que vais ter de o fazer.

Ao não terminar a tarefa que começaste, estás a contribuir para que o tempo que tinhas dispensado para outras coisas mais logo deixe de existir.

Se o plano era terminar o inventário até às 12h00, tens de o cumprir.

Se não o fizeres, vais estar a alongar a tarefa até que dás por ti às 20h00, hora de jantar e de relaxar um pouco, a tentar terminar.

Este tipo de procrastinação leva a frustração e a mais cansaço e stress.

Verificas a caixa de e-mail, SMS ou redes sociais a cada 20/30 minutos

Este é mais um ato de procrastinação.

Pode significar que estás ansioso pela resposta de um cliente ou fornecedor, mas também sabes que isso não vai chegar mais rápido só porque fazes “atualizar” mais vezes.

Verificar o teu e-mail, telemóvel ou redes sociais mais vezes que o habitual também pode ser sinal de que estás a adiar uma tarefa que não queres fazer.

Se não queres cumprir já essa tarefa, pode aplicar a regra dos 4 D’s para determinar se tens mesmo de a fazer agora.

Se sim, então adiá-la só fará com que tenhas de lidar com a pressão de a fazer durante todo o dia.

Notas continuamente que não consegues realizar todas as tuas tarefas

Um pouco em complemento dos últimos 2 pontos, este terceiro acaba por ser um sumário do que acontece ao adiar tarefas.

Ao estabelecer um conjunto de tarefas/objectivos para o dia vais estar a comprometer-te a dedicar tempo a cada uma das tarefas/objetivos.

Se continuamente notas que não consegues cumprir todas, então é sinal de que não estás a ser produtivo.

Há duas razões para isto: procrastinação constante ou demasiadas tarefas para um dia só.

Se procrastinar é algo que sabes que não fazes, então tenta ser menos ambicioso ao estabelecer os objetivos do dia.

Reduz gradualmente a quantidade de tarefas até chegar a um número razoável e que te permita concluir tudo aquilo a que te propuseste.

Estás constantemente sem tempo para ti e para a tua família

Outro dos sinais de que não estás a ser produtivo é levar trabalho para casa.

A nossa casa é o espaço em que devemos relaxar, desligar um pouco do trabalho e partilhar tempo de qualidade com quem mais gostamos – ou até sozinhos.

Se levar trabalho para casa já passou a ser algo habitual na tua vida, então que tipo de produtividade tens durante o dia?

Há dias com mais trabalho que infelizmente obrigam qualquer empreendedor a fazer horas extra.

Mas esses dias não devem ser constantes na sua vida.

Se um cliente te pediu um orçamento perto da hora de encerramento, podes dizer-lhe que o envias no dia seguinte.

Pois se nós próprios não temos respeito pelo nosso horário de trabalho, os clientes rapidamente vão aprender a não ter também.

Não fazes pausas durante o trabalho

O maior erro de muitos empreendedores é não parar.

Fazer pausas durante o trabalho é um direito de qualquer trabalhador, e isso inclui naturalmente os empreendedores.

Sabias que fazer uma pausa a cada 1 ou 2 horas de trabalho aumenta a tua produtividade e criatividade?

Um excelente artigo da Psychology Today fala sobre as diferentes vantagens de fazer uma pausa.

Melhor: das diferentes formas de fazer uma pausa.

Fazer uma pausa não significa necessariamente “ir lanchar”.

Há muitos outros tipos de pausas que podes fazer dependendo do que funcionar melhor para ti, como por exemplo:

• Caminhar durante 5-10 minutos a cada 1 ou 2 horas. Podes fazê-lo na empresa ou, se puderes, num local exterior, seja a rua ou um pequeno parque. Sabias que Steve Jobs e Bill Gates gostam (gostavam) de caminhar quando querem desenvolver uma ideia ou concentrar-se?
• Faz algo diferente, isto é, se estás a escrever um artigo e ficas bloqueado, porque não procurar por imagens que possas incluir? Mudar a região do nosso cérebro que está a trabalhar também é uma pausa. Para além disso, as imagens podem ajudar-te no desenvolvimento do resto do texto;
• Levanta-te e respira calmamente. Uma pausa de 5 minutos no que estás a fazer para te dedicares exclusivamente a respirar vai ajudar o teu cérebro a relaxar um pouco. Torna esses preciosos minutos numa espécie de mini-meditação. É mais gratificante do que possa parecer.

O segredo é a gestão de tempo

Uma correta gestão de tempo não só te ajuda a cumprir os teus objectivos e a deixar de procastinar, como também te retira peso dos ombros.

Lembra-te que nem tudo tem que ser feito por ti e que há tarefas que te tomam tempo sem necessidade.

Tens mesmo de ser tu a responder a comentários no Google ou redes sociais? Tens mesmo de ser tu a calendarizar os teus artigos no website? Tens mesmo de ser tu a atualizar o seu Facebook?

Então porque não delegar a outras pessoas?