5 Segredos para Ser mais Produtivo

Tempo de Leitura: 6 minutos

Sabe aquela sensação de olhar para a agenda e ter todas as tarefas feitas a tempo?

É um sentimento indescritível. Porque parecia impossível! Mas, no fim, conseguiu fazer tudo.

Mas a única razão para essa ser uma razão tão boa é porque não sabe gerir o seu tempo.

Bons gestores de tempo são pessoas produtivas e que todos os dias (com algumas excepções, claro) conseguem cumprir todas as suas tarefas.

Sim, cumprir todas as tarefas é uma vitória para todos. Mas aqueles que sabem quanto vale o seu tempo conseguem que estas vitórias sejam algo normal.

Há pequenas mudanças que pode adoptar para gerir melhor o tempo durante o trabalho e fazer com que ter uma lista de tarefas completas se torne algo normal para si em vez de serem tomadas como uma vitória incrível.

É por isso que hoje vamos partilhar consigo os nossos 5 segredos para ser mais produtivo.

Está realmente a ser produtivo?

Ainda há muitas pessoas que acreditam que a produtividade está ligada a uma agenda cheia.

Mas a verdade é que as duas coisas em pouco ou nada estão relacionadas!

Produtividade não é sinónimo de estar sempre ocupado. Na verdade, significa fazer mais com menos.

Conhece esta célebre frase de Bill Gates?

“I choose a lazy person to do a hard job. Because a lazy person will find an easy way to do it.”

Gosto de dar trabalhos difíceis a pessoas preguiçosas. Porque alguém que seja preguiçoso vai arranjar uma forma fácil de os conseguir fazer.

Bill Gates

Agora deve estar a concordar com o que acabou de ler 🙂

Bill Gates tem toda a razão. E é por isso que ser produtivo NADA tem que ver com agenda cheia.

Alguns sinais de que não está a ser produtivo:

  • Está continuamente a interromper uma tarefa para começar outra;
  • Verifica a caixa de e-mail, SMS ou redes sociais a cada 20/30 minutos;
  • Nota continuamente que não consegue realizar todas as suas tarefas;
  • Está constantemente sem tempo para si e para a sua família;
  • Não faz pausas durante o trabalho.

Os 5 segredos para ser mais produtivo

1. Estabelecer objectivos realistas

Quase deve cansar ouvir este conselho em todo o lado 🙂

Mas estabelecer objectivos realistas vai obrigá-lo a pensar bem no que quer agendar para cada dia.

O que significa, então, estabelecer objectivos?

Significa dizer (e cumprir) que vai angariar mais um cliente essa semana. Ou que vai lançar um novo workshop e tem que abrir as inscrições no fim-de-semana seguinte.

Significa que tem que aprender a perceber que nem tudo é urgente e/ou prioritário e que talvez as coisas possam ser feitas na quinta-feira em vez de na segunda-feira.

Se durante essa semana tem 50 tarefas na sua lista, deve começar por sinalizar as que são mais urgentes e prioritárias. Garantidamente, menos de metade o será.

Depois, organize essas tarefas urgentes e/ou prioritárias por níveis. E pense: “O que tenho que fazer imediatamente? O que posso fazer depois? O que depende de determinado acontecimento?”

Algumas tarefas vão implicar ligar a clientes ou fornecedores mais que uma vez para estarem completas. São coisas que estão fora do seu controlo, logo, tem que pensar bem no tempo que lhes dedica.

Por esta altura, deve ter cerca de 25 tarefas, que poderiam (em teoria) ser divididas de igual forma pelos 5 dias da semana.

E é exactamente isso que vai tentar fazer.

  • Na segunda-feira, tarefas muito urgentes e muito prioritárias;
  • Na terça-feira, tarefas urgentes e muito prioritárias;
  • Na quarta-feira, tarefas prioritárias;
  • Na quinta-feira, tarefas dos último 3 dias que ainda precisem de atenção e restantes tarefas da semana;
  • Na sexta-feira, terminar com as tarefas não urgentes e não prioritárias.

Sim, é fácil em teoria. Mas também é fácil pôr em prática a partir do momento que começa a criar uma metodologia.

Essa metodologia varia de área para área por isso vai ser preciso perder algum tempo a pensar sobre ela.

Se precisar de ajuda, agende uma sessão de consultoria gratuita de 30 minutos connosco 🙂

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2. Apontar tudo

ser mais produtivo

Escrever as tarefas e objectivos é um dos maiores segredos para ser mais produtivo. Mas é dos mais esquecidos.

Psicologicamente, escrever algo significa comprometermo-nos a sério. É por isso que um empreendedor ou outra pessoa com cargos mais altos por norma tem uma agenda sempre consigo.

A forma ou local em que escreve também importa e vários empreendedores têm as suas preferências.

A agenda é das ferramentas mais usuais. Pode anotar pedidos, chamadas e também planear os seus dias.

Se preferir um método diferente, pode usar um quadro branco ou um quadro de cortiça onde escreve todas as tarefas e objectivos e depois as organiza conforme o ponto 1.

3. Não se comprometer com prazos difíceis

Faltar a um compromisso para com alguém é como quebrar uma promessa.

Nunca o faça!

E para o evitar, não se comprometa com algo difícil.

É tentador dizer a um novo cliente que vai entregar o produto final dali a duas semanas quando, normalmente, só o consegue em três.

Mas ao fazê-lo está a correr vários riscos de que nem se apercebe.

Por um lado, corre o risco de não conseguir entregar na data prometida e perder a confiança do cliente.

Não apenas isso, mas caso entregue e não esteja na melhor qualidade, perde novamente o cliente pela falta de qualidade.

Por outro lado, está a criar um precedente no cliente. Pois da próxima vez que ele precisar do mesmo, vai esperar que seja entregue em duas semanas e não três.

E, caso o desaponte, volta a existir a possibilidade de o perder.

Este é também dos maiores segredos e, novamente, um que é ignorado.

Dizer “não” a um cliente tem mais (melhores) vantagens que desvantagens.

VantagensDesvantagens
Educa o clienteNão educa o cliente. Vai querer o mesmo numa próxima vez e não aceita um “não” como resposta
Demonstra que tem confiança no seu trabalho e não quer entregar algo que não tenha qualidadeMais horas de trabalho para conseguir entregar a tempo
Demonstra solidez e que não depende do cliente para ter sucessoPode prejudicar outros clientes para conseguir entregar a tempo
Demonstra firmeza e assertividadeDemonstra algum desespero
Exemplos

4. Delegar

Se não consegue fazer tudo sozinho é porque está a crescer.

Ao delegar trabalho está a criar mais tempo para continuar a fazer crescer o negócio e nem se apercebe disso.

Sem ajuda não há crescimento. É impossível tornar-se grande sem ter auxílio.

Mas como é que delegar pode ser um dos segredos para ser mais produtivo se nem é você quem trabalha?

Se ser produtivo é fazer mais com menos, delegar significa que vai ter menos trabalho (leia-se, tarefas), mas vai conseguir mais resultados.

Porque está a focar-se no que lhe dá dinheiro e rentabilidade e não em tarefas que, embora importantes, não são directamente uma fonte de rendimento.

Quando está em crescimento, delegar trabalho a um assistente virtual vai poupar-lhe tempo e dinheiro.

5. Desligar um pouco

segredos para ser mais produtivo

Este é o segredo que poucos aceitam, mas que na verdade se torna na maior fonte de produtividade.

Quando temos o nosso próprio negócio é muito difícil desligar.

Pensamos constantemente nas preocupações, nas coisas a fazer, nos rendimentos, nas contas… Enfim.

Mas se o nosso cérebro não tem descanso, nunca conseguirá estar no pleno das suas capacidades.

Lembra-se de quando estava a lavar o carro e lhe surgiu uma solução ao seu problema?

Os nossos pensamentos e preocupações não param, mas por vezes deixá-los em segundo plano vai ajudar-nos a pensar neles de uma forma diferente.

Portanto, desligue um pouco. Esqueça os emails durante uma tarde e dedique-se a si e à sua família e amigos.

Jogue futebol, veja um livro, saia para correr. Ou veja aquela série na Netflix que está a adiar ver.

Desligar é o segredo para a produtividade e que o vai ajudar a pensar de forma mais objectiva.

O 6º segredo para ser mais produtivo

Chama-se Mindset e é a diferença entre ser um empreendedor de sucesso ou não.

Não se deixe abalar por derrotas; aprenda com elas e aplique conhecimento.

Da mesma forma, não ouça conselhos negativistas. Este é o seu negócio, o seu objectivo e é você que trabalha para ele. Mais ninguém.

Foi você que deu o passo. Não foi mais ninguém.

Todos os que algum dia duvidaram de si irão bater-lhe palmas no final.

Não perca de vista o objectivo que estabeleceu 😉

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