Sabes aquela sensação de olhar para a agenda e ter todas as tarefas feitas a tempo?
É um sentimento indescritível. Porque parecia impossível! Mas, no fim, conseguiste fazer tudo.
Mas a única razão para essa ser uma razão tão boa é porque não sabes gerir o teu tempo.
Bons gestores de tempo são pessoas produtivas e que todos os dias (com algumas exceções, claro) conseguem cumprir todas as suas tarefas.
Sim, cumprir todas as tarefas é uma vitória para todos. Mas aqueles que sabem quanto vale o seu tempo conseguem que estas vitórias sejam algo normal.
Há pequenas mudanças que podes adotar para gerir melhor o tempo durante o trabalho e fazeres com que ter uma lista de tarefas completas se torne algo normal para ti em vez de serem tomadas como uma vitória incrível.
É por isso que hoje vamos partilhar contigo os nossos 5 segredos para ser mais produtivo.
Estás realmente a ser produtivo?
Ainda há muitas pessoas que acreditam que a produtividade está ligada a uma agenda cheia.
Mas a verdade é que as duas coisas em pouco ou nada estão relacionadas!
Produtividade não é sinónimo de estar sempre ocupado. Na verdade, significa fazer mais com menos.
Conheces esta célebre frase de Bill Gates?
“I choose a lazy person to do a hard job. Because a lazy person will find an easy way to do it.”
Gosto de dar trabalhos difíceis a pessoas preguiçosas. Porque alguém que seja preguiçoso vai arranjar uma forma fácil de os conseguir fazer.
Bill Gates
Agora deves estar a concordar com o que acabou de ler 🙂
Bill Gates tem toda a razão. E é por isso que ser produtivo NADA tem que ver com agenda cheia.
Alguns sinais de que não estás a ser produtivo:
- Estás continuamente a interromper uma tarefa para começar outra;
- Verificas a caixa de e-mail, SMS ou redes sociais a cada 20/30 minutos;
- Notas continuamente que não consegues realizar todas as suas tarefas;
- Estás constantemente sem tempo para ti e para a tua família;
- Não fazes pausas durante o trabalho.
Os 5 segredos para ser mais produtivo
1. Estabelecer objectivos realistas
Quase deves cansar ouvir este conselho em todo o lado 🙂
Mas estabelecer objetivos realistas vai obrigar-te a pensar bem no que queres agendar para cada dia.
O que significa, então, estabelecer objetivos?
Significa dizer (e cumprir) que vais angariar mais um cliente essa semana. Ou que vais lançar um novo workshop e tens que abrir as inscrições no fim-de-semana seguinte.
Significa que tens que aprender a perceber que nem tudo é urgente e/ou prioritário e que talvez as coisas possam ser feitas na quinta-feira em vez de na segunda-feira.
Se durante essa semana tens 50 tarefas na sua lista, deves começar por sinalizar as que são mais urgentes e prioritárias. Garantidamente, menos de metade o será.
Depois, organiza essas tarefas urgentes e/ou prioritárias por níveis. E pensa: “O que tenho que fazer imediatamente? O que posso fazer depois? O que depende de determinado acontecimento?”
Algumas tarefas vão implicar ligar a clientes ou fornecedores mais que uma vez para estarem completas. São coisas que estão fora do teu controlo, logo, tens que pensar bem no tempo que lhes dedicas.
Por esta altura, deves ter cerca de 25 tarefas, que poderiam (em teoria) ser divididas de igual forma pelos 5 dias da semana.
E é exatamente isso que vais tentar fazer.
- Na segunda-feira, tarefas muito urgentes e muito prioritárias;
- Na terça-feira, tarefas urgentes e muito prioritárias;
- Na quarta-feira, tarefas prioritárias;
- Na quinta-feira, tarefas dos último 3 dias que ainda precisem de atenção e restantes tarefas da semana;
- Na sexta-feira, terminar com as tarefas não urgentes e não prioritárias.
Sim, é fácil em teoria. Mas também é fácil pôr em prática a partir do momento que começas a criar uma metodologia.
Essa metodologia varia de área para área por isso vai ser preciso perderes algum tempo a pensar sobre ela.
Se precisares de ajuda, agenda uma sessão de consultoria gratuita de 30 minutos connosco 🙂
2. Apontar tudo
Escrever as tarefas e objetivos é um dos maiores segredos para ser mais produtivo. Mas é dos mais esquecidos.
Psicologicamente, escrever algo significa comprometermo-nos a sério. É por isso que um empreendedor ou outra pessoa com cargos mais altos por norma tem uma agenda sempre consigo.
A forma ou local em que escreve também importa e vários empreendedores têm as suas preferências.
A agenda é das ferramentas mais usuais. Podes anotar pedidos, chamadas e também planear os seus dias.
Se preferires um método diferente, pode usar um quadro branco ou um quadro de cortiça onde escreves todas as tarefas e objetivos e depois as organizas conforme o ponto 1.
3. Não te comprometeres com prazos difíceis
Faltar a um compromisso para com alguém é como quebrar uma promessa.
Nunca o faças!
E para o evitar, não te comprometas com algo difícil.
É tentador dizer a um novo cliente que vais entregar o produto final dali a duas semanas quando, normalmente, só o consegue em três.
Mas ao fazê-lo estás a correr vários riscos de que nem se apercebe.
Por um lado, corres o risco de não conseguir entregar na data prometida e perder a confiança do cliente.
Não apenas isso, mas caso entregues e não esteja na melhor qualidade, perdes novamente o cliente pela falta de qualidade.
Por outro lado, estás a criar um precedente no cliente. Pois da próxima vez que ele precisar do mesmo, vai esperar que seja entregue em duas semanas e não três.
E, caso o desapontes, volta a existir a possibilidade de o perder.
Este é também dos maiores segredos e, novamente, um que é ignorado.
Dizer “não” a um cliente tem mais (melhores) vantagens que desvantagens.
| Vantagens | Desvantagens |
| Educa o cliente | Não educa o cliente. Vai querer o mesmo numa próxima vez e não aceita um “não” como resposta |
| Demonstra que tem confiança no seu trabalho e não quer entregar algo que não tenha qualidade | Mais horas de trabalho para conseguir entregar a tempo |
| Demonstra solidez e que não depende do cliente para ter sucesso | Pode prejudicar outros clientes para conseguir entregar a tempo |
| Demonstra firmeza e assertividade | Demonstra algum desespero |
4. Delegar
Se não consegues fazer tudo sozinho é porque estás a crescer.
Ao delegar trabalho estás a criar mais tempo para continuar a fazer crescer o negócio e nem te apercebes disso.
Sem ajuda não há crescimento. É impossível tornares-te grande sem ter auxílio.
Mas como é que delegar pode ser um dos segredos para ser mais produtivo se nem és tu quem trabalha?
Se ser produtivo é fazer mais com menos, delegar significa que vais ter menos trabalho (leia-se, tarefas), mas vais conseguir mais resultados.
Porque estás a focar-te no que te dá dinheiro e rentabilidade e não em tarefas que, embora importantes, não são diretamente uma fonte de rendimento.
Quando estás em crescimento, delegar trabalho a um assistente virtual vai poupar-te tempo e dinheiro.
5. Desligar um pouco
Este é o segredo que poucos aceitam, mas que na verdade se torna na maior fonte de produtividade.
Quando temos o nosso próprio negócio é muito difícil desligar.
Pensamos constantemente nas preocupações, nas coisas a fazer, nos rendimentos, nas contas… Enfim.
Mas se o nosso cérebro não tem descanso, nunca conseguirá estar no pleno das suas capacidades.
Lembra-te de quando estavas a lavar o carro e te surgiu uma solução ao seu problema?
Os nossos pensamentos e preocupações não param, mas por vezes deixá-los em segundo plano vai ajudar-nos a pensar neles de uma forma diferente.
Portanto, desliga um pouco. Esquece os emails durante uma tarde e dedica-te a ti e à tua família e amigos.
Joga futebol, lê um livro, sai para correr. Ou vê aquela série na Netflix que estás a adiar ver.
Desligar é o segredo para a produtividade e que te vai ajudar a pensar de forma mais objetiva.
O 6º segredo para ser mais produtivo
Chama-se Mindset e é a diferença entre ser um empreendedor de sucesso ou não.
Não te deixes abalar por derrotas; aprende com elas e aplica conhecimento.
Da mesma forma, não ouças conselhos negativistas. Este é o teu negócio, o teu objetivo e és tu que trabalha para ele. Mais ninguém.
Foste tu que deu o passo. Não foi mais ninguém.
Todos os que algum dia duvidaram de ti irão bater-te palmas no final.
Não percas de vista o objetivo que estabeleceste 😉
