O que Faz um Assistente Virtual

Um assistente virtual é uma das melhores (e mais económicas) formas de fazer crescer o teu negócio.

Se para ti é difícil perceber como podes beneficiar de um, listamos alguns dos tipos de tarefas um assistente virtual pode fazes.

Um bom assistente virtual age como se fosse a tua sombra.

Faz as tarefas sem que o teu cliente se aperceba que na realidade não és tu quem as faz.

E cumpre as metas para que não tenhas que se preocupar com coisas menos importantes.

Um assistente virtual pode fazer crescer o teu negócio ao ajudar-te de uma forma mais económica que a contratação de um funcionário.

O que Faz um Assistente Virtual

Gestão de redes sociais

Todos passamos grande parte do nosso dia nas redes sociais, seja Facebook, Messenger, Instagram, LinkedIn, Pinterest…

E a grande maioria das pessoas procura ativamente por empresas nas redes sociais também porque acreditam que o contacto através destas é mais personalizado e o mais humano possível quando não conseguem estar presencialmente com a pessoa que representa a marca ou negócio.

Por isso, ter as tuas redes sociais atualizadas é essencial.

O teu cliente precisa de saber que estás no ativo, que estás disponível para ele.

Caso contrário, procura por outras empresas concorrentes, pois alguma delas estará certamente disponível.

Como diria o autor John Maxwell:

“Se queres fazer algumas coisas bem feitas, fá-las tu. Se queres fazer grandes coisas e causar impacto, tens que aprender a delegar.”

Os empreendedores que não delegam e são ativos nas redes sociais, passam mais de metade do seu tempo útil de trabalho a tentar atualizá-las.

Nesses quase 50% já perderam dinheiro e/ou tempo que deveria ser de descanso.

Já aqueles que são menos activos nas redes sociais, continuam a perder clientes por não se manterem atualizados.

No que respeita à gestão de redes sociais, um assistente virtual pode:

  • Criar páginas de Facebook, Instagram, LinkedIn (ou outras) para o teu negócio;
  • Criar e gerir perfis em plataformas online que sejam relevantes para o teu negócio (listagem de casas para arrendar/vender, listagem do seu local para realização de eventos, etc.);
  • Atualizar estes perfis e plataformas;
  • Criar designs apelativos para as partilhas nas redes;
  • Pesquisar conteúdo relevante para partilha nas redes sociais e restantes plataformas;
  • Responder a clientes nas diferentes plataformas (comentários, mensagens, pedidos de orçamento, etc.) criando, desta forma, uma comunidade à volta da tua marca;
  • Monitorizar a eficiência do teu website, redes sociais e presença nas plataformas;
  • Entre outras.

Ao delegar as tarefas relacionadas com redes sociais a um assistente virtual, 50% do teu tempo passa a poder ser rentabilizado e focado no cliente e na venda do teu produto ou serviço.

Tarefas administrativas

Um assistente virtual pode – e deve – ajudar-te nas tarefas administrativas associadas ao teu negócio.

A parte da administração é aquela que os empreendedores tendem a gostar menos.

Criar o teu próprio negócio foi uma atitude que tomaste porque vias no teu produto ou serviço uma mais valia para os teus clientes.

Por isso não te podes dar ao luxo de dedicar muito mais atenção a outro tipo de tarefas secundárias.

Um assistente virtual pode ajudar-te a:

  • Responder a emails de fornecedores;
  • E-mails de pedidos standard;
  • Facturar os serviços a clientes e fornecedores;
  • Organizar tudo para contabilidade;
  • Preparar apresentações a clientes e fornecedores;
  • Criação e gestão de base de dados;
  • Gerir a agenda semanal;
  • Entre outros.

Sem dúvida que podes continuar a fazer tudo isto sozinho!

Mas se delegares este tipo de tarefas a um assistente virtual passas a ter tempo para dedicar ao negócio, a ti mesmo ou à tua família.

Para simplesmente desfrutar do tempo livre a ver um filme ou uma série.

Parte de fazer crescer o teu negócio implica investimento, não só monetário, mas também de tempo para ti. Ao investir em ti estás a investir na rentabilidade.

Pesquisa

Se o teu negócio é a prestação de serviços de contabilidade, pesquisar e procurar clientes deve ser uma grande parte do teu trabalho.

Não só isto, mas criaste um website e um blog para que a tua empresa tivesse um melhor posicionamento online.

Foi uma excelente ideia!

Mas agora não sabes sobre o que escrever ou como o manter atualizado.

Parte das tarefas de um assistente virtual passam indubitavelmente pela pesquisa: de fornecedores, de clientes, e muito mais.

Um exemplo:

  • Como acima indicado, vamos assumir que és contabilista por conta própria. A saúde do teu negócio assenta nos clientes que já tens, mas gostavas de ter mais clientes particulares que te confiassem algumas tarefas. E, para tal, passas parte do teu dia a tentar atualizar o teu blog, as redes sociais e também a pesquisar novos clientes em plataformas como Zaask, Upwork, Fixando, etc. Mas já não sabes sobre o que escrever, o que postar nas redes sociais ou como podes cativar ainda mais clientes nas plataformas.
    Nestes casos, um assistente virtual pode fazer a pesquisa por ti e, semanalmente, apresentar-te alguns tópicos para escrever. Podia, também, fazer pesquisas sobre as tendências que os teus futuros clientes podem estar a seguir e em que seria vantajoso ter a tua ajuda. Mais: o assistente pode, durante a pesquisa, incluir os teus concorrentes e fazer uma análise dos prós e contras atuais.

A pesquisa não se limita apenas a este exemplo.

Tudo o que envolva pesquisa pode ser feito por um assistente virtual.

Basta que dês as indicações e diretrizes corretas e o trabalho de pesquisa fica feito sem que percas tempo.

Atenção ao cliente

O teu negócio existe porque o cliente precisa de ti ou do teu produto/serviço.

Sem clientes, não consegues manter o negócio e a sua subsistência.

Sabias que o custo de aquisição de um novo cliente é 4 a 5 vezes superior ao custo de retenção de um cliente existente?

O que pode um assistente virtual fazer na atenção ao cliente?

Estabelecer relações.

E, por conseguinte, fidelizar o cliente e ajudar a torná-lo uma excelente referência para trazer mais clientes também.

Ter uma pessoa ou um departamento dedicado aos teus clientes passa a mensagem de que a tua empresa está mais interessada em manter os clientes felizes que nas margens de lucro.

Independentemente da veracidade desta afirmação, o cliente fica contente pela atitude de não te esqueceres dele mesmo após a venda e a tua marca fica bem vista.

Ao continuamente acompanhar o problema, preocupação ou necessidade do cliente, não só estás realmente a mostrar que te importaa com ele, como estás também a recolher informações valiosas para a tua empresa.

Se tens uma boa porção de clientes que dizem que seria vantajoso ter um relatório semestral dos seus gastos e deduções de IRS, porque não tentar?

Faz um período experimental para esses clientes e mais alguns e podes até acrescentar essa tarefa à lista de coisas que pedes ao seu assistente virtual para tratar.

Design

Quando revendes um produto ou serviço a outra empresa, regra geral tens que passar primeiro pela fase da apresentação.

A apresentação pode ser feita numa reunião, com um PowerPoint informativo, ou pode ser feita de outras formas: um flyer, um e-book enviado por e-mail, um e-mail personalizado, etc.

Um assistente virtual pode tratar destas questões que envolvem design por ti:

  • Preparar-te um template editável para envios de orçamentos;
  • Preparar a apresentação PowerPoint para a reunião;
  • Editar um e-book que queiras oferecer aos seus clientes;
  • Elaborar uma proposta de folheto para distribuição na rua;
  • Fazer um vídeo informativo sobre a tua empresa;
  • Criação de um website;
  • Entre outros.

Este tipo de trabalhos criativos pode ser feito pelo assistente ou ser sub-contratado pelo assistente dependendo da especificidade do pedido.

Um assistente virtual pode criar um website para ti, mas não tem as capacidades técnicas para criar uma aplicação móvel, por exemplo.

Tradução e Transcrição

Serviços de tradução e transcrição são mais comuns que o que pensas.

Talvez agora não consigas pensar de que forma se podem aplicar ao teu negócio. Talvez até nem se apliquem de todo.

Mas negócios que lidam com formatos de áudio ou com fornecedores estrangeiros precisam muitas vezes deste tipo de serviços.

Um advogado, por exemplo, pode requisitar um serviço de transcrição de um caso em que está a trabalhar.

Já um empresário da indústria têxtil pode precisar de um manual de instruções traduzido para a língua do revendedor.

Da mesma forma que em trabalhos de design, este tipo de trabalhos pode ser feito pelo assistente virtual ou ser sub-contratado dependendo da especificidade do pedido.

Se estivermos, por exemplo, a analisar uma tradução para Alemão, esse serviço é sub-contratado a um parceiro Bizy (no nosso caso).

Sourcing Agent (ou representante/agente local)

Um Sourcing Agent (ou representante local) é um prestador de serviços que faz a ligação entre um revendedor e os seus fornecedores.

É normalmente alguém vive numa localização estratégica, vantajosa para uma determinada empresa que procura fornecedores, e que fala a língua de ambos países envolvidos.

A título de exemplo, é alguém que faz a ligação entre a empresa que estampa uma camisola e os diversos fornecedores envolvidos até que o produto se torne uma camisola.

A contratação de um sourcing agent é extremamente lucrativa para quem procura melhor preço sem perder qualidade.

A China é dos países que mais representantes tem precisamente pelo baixo custo a que várias empresas conseguem produtos.

Um representante local deste género acaba por ser um assistente virtual também.

Providencia o serviço de uma forma virtual, poupando-te tempo e dinheiro na busca por um melhor serviço.

O que Faz um Assistente Virtual e por que são importantes

Neste artigo listamos 1/10 das tarefas totais que um assistente virtual pode realizar.

Na verdade, um assistente vai ajudar-te no que precisares, sem teres que te delimitar pelo que aqui foi descrito.

Ter um assistente virtual é importante e pode ser o impulso extra que o teu negócio precisa para dar o salto e começar a crescer.

Se ainda não tens bem a certeza sobre a real necessidade de um assistente virtual, fala connosco.

De uma forma objectiva, podemos dizer-te se estás ou não preparado para ter contigo uma pessoa assim.


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