O que Faz um Assistente Pessoal

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Um assistente pessoal virtual é uma das melhores (e mais económicas) formas de fazer crescer o seu negócio. Se para si é difícil perceber como pode beneficiar de um, listamos o tipo de tarefas um assistente pessoal faz.

Um bom assistente pessoal age como se fosse a sua sombra. Faz as tarefas sem que o seu cliente se aperceba que na realidade não é você que as faz. E cumpre as metas para que não tenha que se preocupar com coisas menos importantes.

Um assistente pessoal virtual pode fazer crescer o seu negócio ao dar-lhe ajuda de uma forma mais económica que a contratação de um funcionário.

O que Faz um Assistente Pessoal

Gestão de redes sociais

Todos passamos grande parte do nosso dia nas redes sociais, seja Facebook, Messenger, Instagram, LinkedIn, Pinterest… E a grande maioria das pessoas procura activamente por empresas nas redes sociais também porque acreditam que o contacto através destas é mais personalizado e o mais humano possível quando não conseguem estar presencialmente com a pessoa que representa a marca ou negócio.

Por isso, ter as suas redes sociais actualizadas é essencial. O seu cliente precisa de saber que está activo, que está disponível para ele. Caso contrário, procura por outras empresas concorrentes, pois alguma delas estará certamente disponível.

Como diria o autor John Maxwell:

“Se quer fazer algumas coisas bem feitas, faça-as você. Se quer fazer grandes coisas e causar impacto, tem que aprender a delegar.”

Os empreendedores que não delegam e são activos nas redes sociais, passam mais de metade do seu tempo útil de trabalho a tentar actualizá-las. Nesses quase 50% já perderam dinheiro e/ou tempo que deveria ser de descanso.

Já aqueles que são menos activos nas redes sociais, continuam a perder clientes por não se manterem actualizados.

No que respeita à gestão de redes sociais, um assistente pessoal pode:

  • Criar páginas de Facebook, Instagram, LinkedIn (ou outras) para o seu negócio;
  • Criar e gerir perfis em plataformas online que sejam relevantes para o seu negócio (listagem de casas para arrendar/vender, listagem do seu local para realização de eventos, etc.);
  • Actualizar estes perfis e plataformas;
  • Criar designs apelativos para as partilhas nas redes;
  • Pesquisar conteúdo relevante para partilha nas redes sociais e restantes plataformas;
  • Responder a clientes nas diferentes plataformas (comentários, mensagens, pedidos de orçamento, etc.) criando, desta forma, uma comunidade à volta da sua marca;
  • Monitorizar a eficiência do seu website, redes sociais e presença nas plataformas;
  • Entre outras.

Ao delegar as tarefas relacionadas com redes sociais a um assistente pessoal, 50% do seu tempo passa a poder ser rentabilizado e focado no cliente e na venda do seu produto ou serviço.

Tarefas administrativas

Um assistente pessoal virtual pode – e deve – ajuda-lo nas tarefas administrativas associadas ao seu negócio.

A parte da administração é aquela que os empreendedores tendem a gostar menos. Criar o seu negócio próprio foi uma atitude que tomou porque via no seu produto ou serviço uma mais valia para os seus clientes. Por isso não se pode dar ao luxo de dedicar muito mais atenção a outro tipo de tarefas secundárias.

Um assistente virtual pode ajudá-lo a:

  • Responder a emails de fornecedores;
  • E-mails de pedidos standard;
  • Facturar os serviços a clientes e fornecedores;
  • Organizar tudo para contabilidade;
  • Preparar apresentações a clientes e fornecedores;
  • Criação e gestão de base de dados;
  • Gerir a agenda semanal;
  • Entre outros.

Sem dúvida que pode continuar a fazer tudo isto sozinho. Mas se delegar este tipo de tarefas a um assistente pessoal passa a ter tempo para ir buscar o seu filho à escola. Ou para simplesmente desfrutar do tempo livre a ver um filme ou uma série.

Parte de fazer crescer o seu negócio implica investimento, não só monetário, mas também de tempo para si. Ao investir em si está a investir na rentabilidade.

Pesquisa

Se o seu negócio é a prestação de serviços de contabilidade, pesquisar e procurar clientes deve ser uma grande parte do seu trabalho.

Não só isto, mas criou um website e um blog para que a sua empresa tivesse um melhor posicionamento online. Foi uma excelente ideia! Mas agora não sabe sobre o que escrever ou como o actualizar.

Parte das tarefas de um assistente pessoal passam indubitavelmente pela pesquisa: de fornecedores, de clientes, e muito mais.

Se preferir, damos um exemplo:

  • Como acima indicado, é contabilista por conta própria. A saúde do seu negócio assenta nos clientes que já tem, mas gostaria de ter mais clientes particulares que lhe confiassem algumas tarefas. E, para tal, passa parte do seu dia a tentar actualizar o seu blog, as suas redes sociais e também a pesquisar novos clientes em plataformas como Zaask, Upwork, Fixando, etc. Mas já não sabe sobre o que escrever, o que postar nas redes sociais ou como pode cativar ainda mais clientes nas plataformas.
    Nestes casos, um assistente pessoal pode fazer a pesquisa por si e, semanalmente, apresentar-lhe alguns tópicos para escrever. Podia, também, fazer pesquisas sobre as tendências que os seus futuros clientes podem estar a seguir e em que seria vantajoso ter a sua ajuda. Mais: o assistente pessoal pode, durante a sua pesquisa, incluir os seus concorrentes e fazer uma análise dos prós e contras actuais.

A pesquisa não se limita apenas a este exemplo. Tudo o que envolva pesquisa pode ser feito por um assistente pessoal virtual. Basta que dê as indicações e directrizes correctas e o trabalho de pesquisa fica feito sem que perca tempo.

Atenção ao cliente

O seu negócio existe porque o cliente precisa de si ou do seu produto/serviço. Sem clientes, não consegue manter o seu negócio e a sua subsistência.

Sabia que o custo de aquisição de um novo cliente é 4 a 5 vezes superior ao o custo de retenção de um cliente existente?

O que faz um assistente pessoal na atenção ao cliente? Estabelece relações. E, por conseguinte, fideliza o cliente e ajuda a torná-lo uma excelente referência para trazer mais clientes também.

Ter uma pessoa ou um departamento dedicado aos seus clientes passa a mensagem de que a sua empresa está mais interessada em manter os clientes felizes que nas margens de lucro.

Independentemente da veracidade desta afirmação, o cliente fica contente pela sua atitude de não se esquecer dele mesmo após a venda e a sua marca fica bem vista.

Ao continuamente acompanhar o problema, preocupação ou necessidade do cliente, não só está realmente a mostrar que se importa com ele, como está também a recolher informações valiosas para a sua empresa.

Se tem uma boa porção de clientes que dizem que seria vantajoso ter um relatório semestral dos seus gastos e deduções de IRS, porque não tentar?

Faz um período experimental para esses clientes e mais alguns e pode até acrescentar essa tarefa à lista de coisas que pede ao seu assistente para tratar.

Design

Quando revende um produto ou serviço a outra empresa, regra geral tem que passar primeiro pela fase da apresentação.

A apresentação pode ser feita numa reunião, com um PowerPoint informativo, ou pode ser feita de outras formas: um flyer, um e-book enviado por e-mail, um e-mail personalizado, etc.

Um assistente pessoal pode tratar destas questões que envolvem design por si

  • Preparar-lhe um template editável para envios de orçamentos;
  • Preparar a apresentação PowerPoint para a reunião;
  • Editar um e-book que queira oferecer aos seus clientes;
  • Elaborar uma proposta de folheto para distribuição na rua;
  • Fazer um vídeo informativo sobre a sua empresa;
  • Criação de um website;
  • Entre outros.

Este tipo de trabalhos criativos pode ser feito pelo assistente ou ser sub-contratado pelo assistente dependendo da especificidade do pedido. Um assistente pode criar um website para si, mas não tem as capacidades técnicas para criar uma aplicação móvel, por exemplo.

Tradução e Transcrição

Serviços de tradução e transcrição são mais comuns que o que pensa.

Talvez agora não consiga pensar de que forma se podem aplicar ao seu negócio. Talvez até nem se aplicam de todo.

Mas negócios que lidam com formatos áudio ou com fornecedores estrangeiros precisam muitas vezes deste tipo de serviços.

Um advogado, por exemplo, pode requisitar um serviço de transcrição de um caso em que está a trabalhar. Já um empresário da indústria textil pode precisar de um manual de instruções traduzido para a língua do revendedor.

Da mesma forma que em trabalhos de design, este tipo de trabalhos pode ser feito pelo assistente ou ser sub-contratado pelo assistente dependendo da especificidade do pedido. Se estivermos, por exemplo, a analisar uma tradução para Alemão, esse serviço é sub-contratado a um parceiro Bizy.

Sourcing Agent (ou representante/agente local)

Um Sourcing Agent (ou representante local) é um prestador de serviços que faz a ligação entre um revendedor e os seus fornecedores. É normalmente alguém vive numa localização estratégica, vantajosa para uma determinada empresa que procura fornecedores, e que fala a língua de ambos países envolvidos.

A título de exemplo, é alguém que faz a ligação entre a empresa que estampa uma camisola e os diversos fornecedores envolvidos até que o produto se torne uma camisola.

A contratação de um sourcing agent é extremamente lucrativa para quem procura melhor preço sem perder qualidade. A China é dos países que mais representantes tem precisamente pelo baixo custo a que várias empresas conseguem produtos.

Um representante local deste género acaba por ser um Assistente Pessoal Virtual também. Providencia o serviço de uma forma virtual, poupando-lhe tempo e dinheiro na busca por um melhor serviço.

O que Faz um Assistente Pessoal e por que são importantes

Neste artigo listamos 1/10 das tarefas totais que um assistente pessoal pode realizar. Na verdade, um assistente vai ajudá-lo no que precisar, sem se delimitar pelo que aqui foi descrito.

Ter um assistente pessoal é importante e pode ser o impulso extra que o seu negócio precisa para dar o salto e começar a crescer.

Se ainda não tem bem a certeza sobre a real necessidade de um assistente pessoal, fale connosco. De uma forma objectiva, podemos dizer-lhe se está ou não preparado para ter consigo um gestor de tempo.

Se preferir, pode também experimentar o período gratuito de 14 dias que a Bizy oferece aos empreendedores 🙂


O que Faz um Assistente Pessoal

Um assistente pessoal virtual é uma das melhores (e mais económicas) formas de fazer crescer o seu negócio.

Gestão de redes sociais;
Tarefas administrativas;
Pesquisa;
Atenção ao cliente;
Design;
Tradução
Entre outras;

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