As Maiores Vantagens de um Assistente Virtual

O teu negócio nasce e cresce contigo. Lutaste por ele, suaste por ele, e é o teu sonho.

Agora os pedidos de orçamento vão-se apilhando no email.

O teu melhor cliente ligou, desiludido, porque falhaste o prazo de entrega da encomenda.

Os teus filhos já não te falam do seu dia. E só recebes um sorriso simpático da tua esposa antes de te deitares.

Olhas ao espelho e vês alguém que está a conseguir ter sucesso neste novo negócio.

Mas não é feliz.

“Mais um esforço para crescer um pouquinho mais e deixar de ter tanto trabalho.”

Um negócio só consegue realmente crescer com recursos humanos a quem possas delegar tarefas que não têm que ser feitas por ti.

Embora tudo isto sejam bons sinais para o negócio, se realmente procuras crescer, vai chegar a altura em que o tempo já não chega para tudo e é preciso ajuda.

“Mas contratar um funcionário é muito dispendioso.”

Não tem que ser 🙂

Ao longo deste artigo vamos mostrar-te as maiores vantagens de um assistente virtual para que possas contratar ajuda sem gastar muito dinheiro.

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Funcionário em full-time/part-time VS Assistente Virtual: Quais as diferenças?

A abordagem poderá ser diferente, mas cabe apenas a ti determinar qual a melhor e/ou mais vantajosa, ou mesmo aquela que mais se adequa ao teu modelo de negócio.

No entanto, quer contrates um funcionário ou um assistente virtual, vais conseguir a ajuda de que precisas.

Um funcionário em full-time/part-time é uma pessoa que contratas por um determinado período de tempo, para uma determinada quantidade de horas semanais ou mensais.

Essa pessoa vai ajudar nas tarefas em que precisas de ajuda e para as quais tens menos tempo para dedicar.

É uma pessoa que, normalmente, está fisicamente no escritório, com horário fixo para desempenhar as tarefas que lhe são colocadas durante o horário de trabalho.

Dessas tarefas podem fazer parte:

  • atender chamadas;
  • organizar a sua agenda;
  • recolher e/ou entregar encomendas;
  • organização do espaço (armários, inventário, etc.);
  • entre outras.

É também uma pessoa que, por estar contratualmente vinculada ao teu negócio e presente fisicamente no escritório, pode ser mais facilmente treinada, instruída e contactada durante as horas de expediente.

Um assistente virtual é uma pessoa que pode fazer praticamente o mesmo que um funcionário, mas numa vertente online e remota.

É uma pessoa que não está exclusivamente ligada à tua empresa, podendo trabalhar para outras.

Trabalha à distância e fica encarregue maioritariamente de tarefas que pode fazer dessa forma, tais como:

  • organização do email;
  • organização de agenda;
  • reserva e gestão de viagens;
  • gestão de redes sociais;
  • design gráfico simples (para flyers, cartões de visita, apresentações, etc.);
  • criação e gestão de base de dados;
  • pesquisa;
  • transcrição, revisão, edição e/ou tradução;
  • sourcing agent (ou representante/agente local);
  • entre outras.

Um assistente virtual pode ainda (mediante acordo) recolher e entregar encomendas, tal como um funcionário faria.

Para além disto, é também uma pessoa que contratas para um determinado número de horas semanais ou mensais, estabelecidas entre a tua empresa e o assistente, para que sejam apenas trabalhadas (e cobradas) as horas efetivamente trabalhadas.

Maiores Vantagens de contratar um funcionário em full-time/part-time

maiores vantagens de um assistente virtual

Há algumas vantagens em contratar um funcionário em part-time ou full-time. Eis algumas:

  • Trabalha exclusivamente para a tua empresa no horário estabelecido, não desempenhando tarefas para outras;
  • Tem um horário fixo definido e em que pode trabalhar todos os dias úteis da semana;
  • Controlável e à distância de uns metros;
  • Pode tratar de tarefas diferentes sempre que necessário (por exemplo, em caso de falha de um trabalhador, pode tentar colmatar essa falha);
  • Está disponível a qualquer momento dentro do horário de trabalho.

Há com certeza bem mais, sendo estas apenas vantagens gerais.

Cada empresa e cada modelo de negócio são diferentes e um funcionário faz todo o sentido para alguns tipos de negócios.

Desvantagens de um funcionário em full-time/part-time

Tal como em tudo, há sempre o outro lado 🙂

Algumas das desvantagens em contratar um funcionário em regime part-time ou full-time incluem:

  • Contrato pré-estabelecido;
  • Renúncia de contrato é dispendiosa;
  • Salário fixo, independentemente do rendimento da empresa (exemplo de custos abaixo);
  • Horário fixo, independentemente do número de horas úteis e rentáveis;
  • Apesar de poderem vir a desempenhar outras tarefas, podem não demonstrar capacidades para as desempenhar.

Cálculo do custo de um funcionário em part-time

Para este cálculo, vamos assumir o seguinte exemplo:

João, 23 anos, trabalha 4 horas por dia (20 horas semanais). O João não recebe subsídio de alimentação, uma vez que trabalha menos de 5 horas por dia. Tem um contrato de 6 meses. Foi contratado para ajudar um agente imobiliário nas seguintes tarefas: atendimento telefónico, resposta a emails, publicação de imóveis em 5 plataformas e resposta a clientes na rede social Facebook.

Personagem ficcional

O João ganha o salário mínimo, ou seja, cerca de 320€/mês.

A empresa tem (no mínimo) os seguintes custos com o João:

  • Salário;
  • Segurança social (23,75% + 11% do salário bruto);
  • Seguro de trabalho;
  • Higiene e segurança no trabalho (embora para contratos de curta duração algumas empresas não incluam);
  • Subsídios de natal e férias;
  • Fundo de Compensação (algumas empresas podem não fazer este pagamento).

Em 6 meses, a empresa teria que pagar:

  • 6 salários líquidos (320€ x 6 – 11% segurança social = 1708,80€);
  • Meio salário para subsídio de natal + meio salário para subsídio de férias (320€ – 11% = 284,80€);
  • Segurança social de 34,75% sob todos os salários pagos ((320€ x 7) x 0,3475 = 778,40€);
  • Seguro de trabalho (aproximadamente 95€/ano);
  • Fundo de compensação (aproximadamente 45€/ano).

Portanto, contas finais aproximadas para 6 meses de contrato apenas em salários: 1708,80€ + 284,80€ + 778,40€ = 2772€.

Nota: os valores são meramente indicativos e baseiam-se no salário mínimo nacional de 635€ para full-time.

Maiores Vantagens de um Assistente Virtual

vantagens de assistente virtual

O assistente virtual tem atualmente mais vantagens que a contratação de um funcionário, especialmente para empresas ainda em crescimento.

Algumas dessas vantagens incluem:

  • Horas contratadas são horas úteis e de alta rentabilidade e rendibilidade;
  • Custos mais baixos;
  • Apenas um contrato de prestação de serviços associado que pode ser cancelado de forma fácil e simples;
  • Adapta-se às necessidades do teu negócio, seja diminuindo ou aumentando o número de horas/tarefas;
  • Organização mais eficiente de tempo, tanto o teu (na empresa) como o do próprio assistente;
  • Trabalha com a tua empresa e outras, o que permite maior conhecimento de causa e aprendizagem de outros setores que possam ser relevantes para ti;
  • Um assistente virtual é multi-tarefa e poderá ter capacidades em várias áreas: marketing, escrita, contabilidade, etc.;
  • Disponível fora de horas se necessário. Terá custos, mas pelo menos tens alguém disponível do outro lado.

Mais uma vez, listamos apenas as vantagens que são transversais a qualquer tipo de negócio.

O facto de vivermos num mundo cada vez mais virtual é uma enorme vantagem para os assistentes virtuais, já que cada vez mais tarefas passam a poder ser feitas por estes profissionais.

Cálculo do custo de um assistente virtual

Para que seja uma comparação justa e fácil, vamos voltar a usar o exemplo acima:

João, 23 anos. Foi contratado para ajudar um agente imobiliário nas seguintes tarefas: atendimento telefónico, resposta a emails, publicação de imóveis em 5 plataformas e resposta a clientes na rede social Facebook. Estabeleceu que trabalharia 2 horas por dia, 4 dias por semana às tarefas acima.

Personagem ficcional

Um assistente virtual trabalha menos horas, logo, custa menos.

Para além disso, trabalha por conta própria, o que significa que não tens de ser tu a pagar seguros e subsídios.

O custo mensal pode variar em função da pessoa/empresa contratada.

Portanto, a única coisa que tens de pagar a um assistente virtual seria o custo por hora e, eventualmente, o IVA (que te é devolvido) e retenção na fonte.

Cada assistente virtual faz seu preço e há ainda quem opte por fazer planos de subscrição mensal.

Neste exemplo, a Bizy aplicaria o Plano Avançado, cujo custo seria aproximadamente 350€ por mês.

E nada mais. Apenas os 350€ por mês, durante o tempo que bem entenderes.

Se depois fossem necessárias mais horas, contratam-se mais horas.

Se porventura precisares de menos horas, reduz-se o número de horas contratadas.

Portanto, em 6 meses terias um custo de 2100€.

É uma poupança de pelo menos 672€!

Nota: os valores são meramente indicativos e não incluem IVA ou retenção na fonte. Estes impostos podem ou não ser cobrados. Consulta o teu assistente virtual para confirmar.

Desvantagens de um Assistente Virtual

Um assistente virtual não é perfeito e há certas coisas que não consegue fazer.

Ou melhor, que são mais difíceis de fazer. Entre elas:

  • Recolha e envio de encomendas;
  • Não está disponível presencialmente;
  • Pode não estar disponível fora das horas contratadas por trabalhar com outras empresas;
  • Pode viver numa zona horária diferente, dificultando a comunicação.

Devo contratar um assistente virtual?

A resposta depende vários factores, mas o passo mais acertado é realmente esse.

Se uma das maiores vantagens de um assistente virtual é o custo reduzido, esta pode ser a forma mais barata e descomplicada de fazer crescer o teu negócio.

Se numa fase mais avançada decidires que é preferível contratar alguém a full-time ou part-time, podes simplesmente rescindir o contrato de prestação de serviços e contratar alguém que te ajude num horário mais alargado.

A maior vantagem de ter ambas opções é mesmo o facto de poderes escolher em função do que precisas que seja feito e do quanto podes e queres gastar.

Como contratar um assistente pessoal virtual

Em Portugal, a atividade de assistente virtual ainda não está tão enraizada como nos Estados Unidos ou nas Filipinas, por exemplo.

Mas estamos a caminhar para lá e o AV Portugal Summit é prova disso.

Os Estados Unidos é dos países em que os assistentes virtuais são mais requisitados e onde há maior diversidade de empresas e freelancers a prestar o serviço.

No entanto, há já alguns empreendedores a apostar neste ramo e a ter excelentes resultados, entre as quais estão a Bizy.

Em 2020, também foi criada a primeira grande comunidade para Assistentes Virtuais, o DitoFeito.

O crescimento da comunidade e da quantidade de assistentes virtuais em Portugal foi exponencial e a Bizy e o DitoFeito juntaram-se para criar o VAmos! Club, a primeira Membership para Assistentes Virtuais.

Como em qualquer situação de recrutamento, há determinados atributos a que deves estar atento e algumas questões que podes (deves) colocar ao potencial assistente virtual para determinar se é a pessoa certa para trabalhar consigo.

As questões devem ser criadas por ti, mas deixamos algumas sugestões:

  • Que experiência tem nas tarefas/atividades em que precisas de ajuda?
  • Há quanto tempo exerce a profissão?
  • Com que ferramentas trabalha? São compatíveis com ferramentas que conhece?
  • A pessoa trabalha com algum nicho específico? O seu negócio faz parte do mesmo?
  • Quais as condições do contrato e os custos associados? Inclui IVA?

O VAmos! Club forma assistentes virtuais e pode ajudar-te a encontrar o assistente virtual de que precisas sem que tenhas de investir ainda mais tempo.

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