Gerir o nosso dia a dia de forma a que possamos ter tempo para nós, para a família e para o trabalho é uma façanha incrível.
Certamente ninguém te avisou que seria assim quando ainda andavas na escola.
Ou quando te incentivaram a abrir o teu próprio negócio.
Mas a pergunta que todos nós fazemos sem excepção é: como é que algumas pessoas conseguem fazer tanto num dia? E, se eles conseguem, porque não consegues tu?
Estás Mesmo a Aproveitar o Tempo da Melhor Forma?
Uma pergunta estranha de se fazer, mas que vai ajudar a compreender o que queremos dizer.
Quando foi a última vez que saiste a horas do trabalho?
Quando foi a última vez que foste jantar fora e desligaste o telemóvel?
Quando foi a última vez que te inscreveste no ginásio, planeando ir 2 vezes por semana, e cumpriste isso durante três meses ou mais?
Quando foi a última vez que brincaste com o teu filho?
O que te distingue das outras pessoas que parece que conseguem fazer tudo é uma gestão de tempo eficiente.
É compreensível que com tantas responsabilidades possas ficar assoberbado pela lista enorme de tarefas.
Mas acima de tudo é preciso que também tenhas tempo para ti e que aproveites esse tempo da melhor forma.
E para o fazer vais ter que te tornar um bom gestor de tempo.
Para ser um bom gestor de tempo não é preciso muito.
Basta seres minimamente organizado e ter noção das tuas capacidades e limitações.
Organiza
O primeiro passo para aproveitar melhor o teu tempo e geri-lo da melhor forma é organizar o teu dia.
Não, não é só organizar o trabalho; é organizar TODO o dia. Ou, se preferires, a semana.
Conheces a série A Teoria do Big Bang?
A personagem Sheldon Cooper representa um génio com memória fotográfica que dedica a sua vida às ciências, mais especificamente à Física Teórica.
Para se manter focado no que é importante para atingir o seu objectivo (ganhar o Prémio Nobel), o Sheldon organiza a sua vida de forma metódica.
Tem uma ementa para todos os dias da semana, um plano de roupa, um dia específico para cortar o cabelo, lavar a roupa, ir às compras…
Ao organizar todos os pormenores do seu dia, o Sheldon começa a automatizá-los de tal forma que já os faz sem pensar.
E isso permite-lhe concentrar-se no que é importante.
Se não estás familiarizado com a série podemos dar outros exemplos.
Steve Jobs vivia uma vida minimalista. Vestia quase sempre o mesmo tipo de roupas para não ter que se preocupar com algo tão insignificante.
Mark Zuckerberg, criador da rede social Facebook, faz o mesmo.
Ao organizar o teu dia estás implicitamente a criar espaço para pensar noutras coisas, para além de também ganhares tempo para ti.
Se o teu plano é ir ao ginásio 2 vezes por semana, define os dias e a hora a que o vais fazer.
E, ao definir o dia e hora, não aceites outros compromissos que possam coincidir.
Se todos os meses planeias um jantar ou uma partida de futebol com amigos, define o dia e hora e não marques mais nada para esse dia e hora.
Automatiza
Se fores aplicando o método de organização descrito acima, vais reparar que ao longo das semanas vais começando a automatizar o teu dia.
O pequeno-almoço vai passar a ser tomado à mesma hora e, normalmente, vais seguir uma espécie de ementa pré-definida.
As idas ao ginásio vão começar a fazer parte da tua rotina ao ponto de preparares o seu saco sem te aperceberes.
Mesmo a hora de dormir vai parecer quase automática.
Automatizar os teus dias vai fazer com que te tornes o Sheldon Cooper, Steve Jobs ou o Mark Zuckerberg da sua agenda.
E, assim, vais passar a focar-te em coisas mais importantes que no facto de ter tanto para fazer e ainda ter que arranjar tempo para o ginásio.
Aprende a dizer “não”
Sim, isso mesmo!
Aprende a a dizer “não” quando algo ameaça importunar as alturas do dia que já bloqueaste a outras tarefas ou afazeres.
Se algum dos seus clientes ou fornecedores tentar marcar uma reunião para a hora em que habitualmente vais ao ginásio, diz que não.
E sugere uma data e hora diferentes.
Se o seu cliente ou fornecedor não for flexível, despede-o.
Uma relação é feita de 2 caminhos e se o teu cliente ou fornecedor não está disposto a trabalhar contigo e a respeitar-te, então provavelmente também não vale a pena trabalhar com ele também 🙂
Dizer “não” pode parecer algo negativo.
Mas o impacto positivo que vai ter em ti e na tua vida são impagáveis.
Pois ao dizer “não” à reunião das 15h vais estar a dizer “sim” à sua saúde, por exemplo.
Onde muita gente erra
Gerir tempo não é fácil. Há erros que custam tempo e dinheiro.
E torna-se ainda mais frustrante quando sentes que és capaz de fazer tudo e, afinal, não conseguiste terminar aquilo a que te propuseste.
A frustração toma conta de ti.
Há uns tempos um cliente nosso comentou que estava a tentar retomar o seu hábito de leitura.
Era ávido leitor quando era mais novo, mas desde que entrou no mercado de trabalho que foi perdendo esse hábito.
E sempre que se propunha a começar e terminar um livro, notava que o deixava na mesa de cabeceira durante meses e que quando tentava retomar a leitura lembrava-se de pouco ou nada do que já tinha lido.
Para uma gestão de tempo eficiente, antes de te propores a fazer algo tens de olhar para a tua agenda e para a lista atual de tarefas e ver se realmente consegues comprometer-te com algo mais.
Não te inscrevas no ginásio, em aulas de guitarra e num curso de inglês sem olhar primeiro para a tua agenda atual.
Talvez seja melhor começar com uma das coisas e depois, se tiveres tempo, investir numa segunda.
Na gestão de tempo, tens de olhar para as tuas tarefas e pensar “quando vou conseguir fazer isto” em vez de “talvez consiga fazer isto”.
Haverá sempre escolhas a fazer.
Mas tu próprio tens noção de que não consegues inscrever-te no ginásio, nas aulas de guitarra e nas aulas de inglês e levar tudo até ao fim.
Prioriza o que é mais importante para ti.
Se o ginásio é o que te faz mais falta, inscreve-te antes no ginásio.
Se, por outro lado, o que te é mais vantajoso e algo que já queres há algum tempo é melhorar o teu nível de inglês, opta antes por isso.
Quando tiveres escolhido, reserva sempre o mesmo dia e a mesma hora para te dedicares a essa tarefa. Sem abrir grandes excepções.
Sê uma melhor versão de ti
Ser um bom gestor de tempo vai levar a que inevitavelmente te tornes uma melhor versão de ti.
Ao organizar, automatizar, dizer que não, vais passar a ter mais tempo para ti e para o que importa.
Ir ao teatro, estar com a família, ver um filme.
Vais passar também a sentir-te melhor e com menos peso nos ombros, pois vais cumprir as tuas tarefas de forma mais assertiva.
