3 Erros que te estão a custar tempo (e dinheiro)

Já todos tivemos dias que parece que passam depressa demais e parece que não conseguiste fazer nada do que devias fazer.

Olha novamente para a tua agenda e para a lista de tarefas dessa semana. Talvez tenhas conseguido cumprir entre 30-35% do que tinhas que ser feito.

Ao pensar nessa semana, deixas-te ir abaixo.

As chamadas dos clientes, as notificações do telemóvel, um novo email, uma nova mensagem do site, tudo se tornou uma distração que te impediu de cumprir o que tinha que ser feito.

Está na altura de algo mudar. Falta apenas saber por onde começar e quais os erros que te estão a custar tempo.

Sabes quem é o funcionário mais valioso do teu negócio?

És tu.

Tu, o empreendedor, é quem passa mais tempo envolvido no negócio (o que é natural, já agora).

Criaste o teu negócio, construiste uma marca e agora trabalhas para este novo projeto.

Trabalha várias horas para garantir o sucesso e satisfação dos seus clientes.

Mas é precisamente aí que está o problema.

Embora seja normal trabalhar para a empresa no início da jornada, à medida que o tempo passa, chega a altura de trabalhar na empresa.

Qual é a diferença?

A diferença é que, ao trabalhares para a empresa, vais continuar a fazer as coisas em função do que aparece e que tem que ser feito. O crescimento, mesmo que exista, é muito mais demorado.

Isto acontece porque passas horas a trabalhar em vez de passar horas a pensar no seu crescimento e na estratégia a aplicar.

A partir do momento em que começas a pensar no caminho que tens pela frente e na forma de crescer, estarás a trabalhar na empresa. Isto é, no teu crescimento e futuro.

Pode parecer um pouco estranho ao início e terás certamente vontade de refutar o que acabamos de escrever.

Nós também não acreditamos muito ao início. Afinal, para ganhar é preciso trabalhar, certo?

Quem primeiro nos alertou para esta situação foi o Mentor de Negócios Cristiano Gomes.

O Cristiano tem mais de 10 anos de experiência em negócios online e gestão e teve a oportunidade de passar por várias fases. Foi precisamente quando reconheceu que é necessário trabalhar na empresa que começou a crescer.

É certo que só o trabalho nos garante rentabilidade. Mas tu, como empreendedor ou gestor, tens que saber reconhecer qual é o teu lugar na empresa para que esta seja realmente rentável.

Erros que te estão a custar tempo (e dinheiro)

1. Querer fazer tudo

erros que lhe estão a custar tempo (e dinheiro)

O primeiro erro é mesmo não saber definir o teu lugar.

O facto de a empresa ser tua, não significa que tenhas que fazer tudo.

Pensa: será que o Steve Jobs, quando começou, fez tudo sozinho?

Não! Teve a ajuda de Steve Wozniak e lançou a Apple depois de ter investidores que o ajudassem a lançar a empresa que ele queria ter no futuro.

O teu caso não é diferente. Ninguém te impede de ser o próximo Steve Jobs da tua área.

Mas, para o conseguires, tens que saber calcular o valor do teu tempo e perceber que há determinadas tarefas que terás que delegar.

Usando um exemplo que já demos muitas vezes, pensa numa fábrica de sapatos. O funcionário não sabe, necessariamente, como gerir a empresa. É contratado para fazer os sapatos.

O contabilista, apesar de gerir as finanças e obrigatoriedades financeiras de uma fábrica de sapatos, não sabe necessariamente como fazer um sapato.

Tu, como empreendedor, podes ser um excelente gestor e nem saber como gerir finanças.

A tua tarefa enquanto empreendedor é pensar na empresa; na estratégia, na forma de crescimento, nos objetivos, nas pessoas que vais contratar (ou já contrataste), etc.

Mas não podes ser responsável por gerir a empresa, fazer os sapatos, tratar da contabilidade, do design das peças, das redes sociais e tudo o resto ao mesmo tempo.

É impossível.

A solução para este erro: aprender a delegar.

Vais ter mesmo que o fazer. Caso contrário, o teu negócio nunca será realmente rentável.

2. Não teres tempo para ti

Este acaba por ser uma consequência do ponto anterior. É um inimigo silencioso.

Não descansar o corpo e a mente é um dos erros que te custam tempo e dinheiro.

O teu corpo dá-te sinais de que precisas de descanso e tu tens que lhes prestar atenção.

Ter tempo para ti é importante e, contrariamente ao que se possa pensar, não é negligente para com o teu negócio.

Não te esqueças que, em caso de doença, o teu negócio fica sem ti. E tu és o funcionário mais importante (e mais caro) da empresa.

Da mesma forma que qualquer funcionário tem direito ao seu descanso, tu também tens.

Não cometas mais este erro.

Organiza a tua agenda de forma a que consigas ter as noites mais livres e, pelo menos 2 a 3 vezes por semana, tira uma hora do dia para tratar de outras coisas não relacionadas com a empresa.

Se porventura alguma coisa acontecer, provavelmente não será tão urgente que não possas atrasar uma hora ou duas.

A maioria dos clientes (e dos empreendedores) categoriza as coisas como urgentes e parece que é tudo “para ontem”. Mas será mesmo?

3. Não definir o que é realmente urgente e prioritário

Não é estranho que em 10 chamadas ou emails, 8 sejam absolutamente urgentes?

Na verdade, a maioria não é urgente, embora por vezes pareça que sim.

O mesmo acontece com as tuas tarefas.

Ao estabeleceres objetivos a curto, médio e longo prazo, já terás uma ideia do que é urgente (ou não) nas tuas tarefas diárias.

Por exemplo, se o teu objetivo é ter uma campanha publicitária online até ao final da semana (e és tu quem trata do lançamento) esta tarefa pode ser considerada urgente, mas não prioritária.

Uma tarefa urgente é algo que precisa de ser feito hoje ou, o mais tardar, amanhã.

Uma tarefa prioritária é algo que tem que ser tratado com prioridade, logo a seguir às tarefas urgentes.

matriz de eisenhower
Matriz de Eisenhower

Usando a Matriz de Eisenhower, podes definir o que é urgente/não urgente e prioritário/não prioritário e dar às suas tarefas níveis de execução.

No nível 1 estão as tarefas que tens que fazer imediatamente e logo pela manhã. São consideradas urgentes e prioritárias, o que significa que vais perder dinheiro ou reputação caso não as faças.

No nível 2, estão tarefas que precisam de ser concluídas dentro dos próximos dias (entre 2 e 4).

No nível 3 estão tarefas que parecem urgentes, mas que não te causarão perda de dinheiro, tempo ou reputação caso apenas as completes mais tarde.

No nível 4 estão tarefas que não têm um prazo estabelecido e que podem ser feitas quando tiveres tempo para as fazer. Regra geral, são tarefas relacionadas com o teu objetivo a longo prazo.

Normalmente, tarefas de nível 3 ou 4 não requerem muita atenção de tua parte e podes delegá-las a um assistente virtual ou a um funcionário.

Não será fácil usar esta matriz nos primeiros tempos. Como dito acima, há muitas coisas que te vão parecer urgentes e/ou prioritárias. Terás que te empenhar para conseguir distinguir.

Vão continuar a existir situações em que os teus clientes precisam das coisas para ontem. Para ultrapassar esta “barreira”, faz esta pergunta simples (mas poderosa) ao teu cliente:

O teu negócio/empresa/produto vai ser afetado caso não consiga isso hoje/nas próximas 48h?

(podes alterar o tempo indicado conforme te for pedido, claro)

Aprende com os erros – e cresce!

Reconhecer os erros que te estão a custar tempo não é mesmo tarefa fácil.

Primeiro, significa admitir que a tua gestão não está a ser infalível – o que magoar o ego.

Mas ao admitires que algo não está bem e prontificares-te a fazer os possíveis para mudar, estás a dar o maior passo para levar a tua empresa ao sucesso.

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