3 Erros que lhe estão a custar tempo (e dinheiro)

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Já todos tivemos dias que parece que passam depressa demais e parece que não conseguiu fazer nada do que devia fazer.

Olha novamente para a sua agenda e para a lista de tarefas dessa semana. Talvez tenha conseguido cumprir entre 30-35% do que tinha que ser feito.

Ao pensar nessa semana, deixa-se ir abaixo.

As chamadas dos clientes, as notificações do telemóvel, um novo email, uma nova mensagem do site, tudo se tornou uma distracção que o impediu de cumprir o que tinha que ser feito.

Está na altura de algo mudar. Falta apenas saber por onde começar e quais os erros que lhe estão a custar tempo.

Sabe quem é o funcionário mais valioso do seu negócio?

É você.

Você, o empreendedor, é quem passa mais tempo envolvido no negócio (o que é natural, já agora).

Criou o seu negócio, construiu uma marca e agora trabalha para este novo projecto.

Trabalha várias horas para garantir o sucesso e satisfação dos seus clientes.

Mas é precisamente aí que está o problema.

Embora seja normal trabalhar para a empresa no início da jornada, à medida que o tempo passa, chega a altura de trabalhar na empresa.

Qual é a diferença?

A diferença é que, ao trabalhar para a empresa, vai continuar a fazer as coisas em função do que aparece e que tem que ser feito. O crescimento, mesmo que exista, é muito mais demorado.

Isto acontece porque passa horas a trabalhar em vez de passar horas a pensar no seu crescimento e na estratégia a aplicar.

A partir do momento em que começa a pensar no caminho que tem pela frente e na forma de crescer, estará a trabalhar na empresa. Isto é, no seu crescimento e futuro.

Pode parecer um pouco estranho ao início e terá certamente vontade de refutar o que acabamos de escrever.

Nós também não acreditamos muito ao início. Afinal, para ganhar é preciso trabalhar, certo?

Quem primeiro nos alertou para esta situação foi o Mentor de Negócios Cristiano Gomes.

O Cristiano tem mais de 10 anos de experiência em negócios online e gestão e teve a oportunidade de passar por várias fases. Foi precisamente quando reconheceu que é necessário trabalhar na empresa que começou a crescer.

É certo que só o trabalho nos garante rentabilidade. Mas você, como empreendedor ou gestor, tem que saber reconhecer qual é o seu lugar na empresa para que esta seja realmente rentável.

Erros que lhe estão a custar tempo (e dinheiro)

1. Querer fazer tudo

erros que lhe estão a custar tempo (e dinheiro)

O primeiro erro é mesmo não saber definir o seu lugar.

O facto de a empresa ser sua, não significa que tenha que fazer tudo.

Pense: será que o Steve Jobs, quando começou, fez tudo sozinho?

Não! Teve a ajuda de Steve Wozniak e lançou a Apple depois de ter investidores que o ajudassem a lançar a empresa que ele queria ter no futuro.

O seu caso não é diferente. Ninguém o impede de ser o próximo Steve Jobs da sua área.

Mas, para o conseguir, tem que saber calcular o valor do seu tempo e perceber que há determinadas tarefas que terá que delegar.

Usando um exemplo que já demos muitas vezes, pense numa fábrica de sapatos. O funcionário não sabe, necessariamente, como gerir a empresa. É contratado para fazer os sapatos.

O contabilista, apesar de gerir as finanças e obrigatoriedades financeiras de uma fábrica de sapatos, não sabe necessariamente como fazer um sapato.

Você, como empreendedor, pode ser um excelente gestor e nem saber como gerir finanças.

A sua tarefa enquanto empreendedor é pensar na empresa; na estratégia, na forma de crescimento, nos objectivos, nas pessoas que vai contratar (ou já contratou), etc.

Mas não pode ser responsável por gerir a empresa, fazer os sapatos, tratar da contabilidade, do design das peças, das redes sociais e tudo o resto Ao mesmo tempo.

É impossível.

A solução para este erro: aprender a delegar.

Vai ter mesmo que o fazer. Caso contrário, o seu negócio nunca será realmente rentável.

2. Não ter tempo para si

Este acaba por ser uma consequência do ponto anterior. É um inimigo silencioso.

Não descansar o corpo e a mente é um dos erros que lhe custam tempo e dinheiro.

O seu corpo dá-lhe sinais de que precisa de descanso e você tem que lhes prestar atenção.

Ter tempo para si é importante e, contrariamente ao que se possa pensar, não é negligente para com o seu negócio.

Não se esqueça que, em caso de doença, o seu negócio fica sem si. E você é o funcionário mais importante (e mais caro) da empresa.

Da mesma forma que qualquer funcionário tem direito ao seu descanso, você também tem.

Não começa mais este erro.

Organize a sua agenda de forma a que consiga ter as noites mas livres e, pelo menos 2 a 3 vezes por semana, tire uma hora do dia para tratar de outras coisas não relacionadas com a empresa.

Se porventura alguma coisa acontecer, provavelmente não será tão urgente que não possa atrasar uma hora ou duas.

A maioria dos clientes (e dos empreendedores) categoriza as coisas como urgentes e parece que é tudo “para ontem”. Mas será mesmo?

3. Não definir o que é realmente urgente e prioritário

Não é estranho que em 10 chamadas ou emails, 8 sejam absolutamente urgentes?

Na verdade, a maioria não é urgente, embora por vezes pareça que sim.

O mesmo acontece com as suas tarefas.

Ao estabelecer objectivos a curto, médio e longo prazo, já terá uma ideia do que é urgente (ou não) nas suas tarefas diárias.

Por exemplo, se o seu objectivo é ter uma campanha publicitária online até ao final da semana (e é você quem trata do lançamento) esta tarefa pode ser considerada urgente, mas não prioritária.

Uma tarefa urgente é algo que precisa de ser feito hoje ou, o mais tardar, amanhã.

Uma tarefa prioritária é algo que tem que ser tratado com prioridade, logo a seguir às tarefas urgentes.

matriz de eisenhower
Matriz de Eisenhower

Usando a Matriz de Eisenhower, pode definir o que é urgente/não urgente e prioritário/não prioritário e dar às suas tarefas níveis de execução.

No nível 1 estão as tarefas que tem que fazer imediatamente e logo pela manhã. São consideradas urgentes e prioritárias, o que significa que vai perder dinheiro ou reputação caso não as faça.

No nível 2, estão tarefas que precisam de ser concluídas dentro dos próximos dias (entre 2 e 4).

No nível 3 estão tarefas que parecem urgentes, mas que não lhe causarão perda de dinheiro, tempo ou reputação caso apenas as complete mais tarde.

No nível 4 estão tarefas que não têm um prazo estabelecido e que podem ser feitas quando tiver tempo para as fazer. Regra geral, são tarefas relacionadas com o seu objectivo a longo prazo.

Normalmente, tarefas de nível 3 ou 4 não requerem muita atenção sua e pode delegá-las a um assistente virtual ou a um funcionário.

Não será fácil usar esta matriz nos primeiros tempos. Como dito acima, há muitas coisas que lhe vão parecer urgentes e/ou prioritárias. Terá que se empenhar para conseguir distinguir.

Vão continuar a existir situações em que os seus clientes precisam das coisas para ontem. Para ultrapassar esta “barreira”, faça esta pergunta simples (mas poderosa) ao seu cliente:

O seu negócio/empresa/produto vai ser afectado caso não consiga isso hoje/nas próximas 48h?

(pode alterar o tempo indicado conforme lhe for pedido, claro)

Aprenda com os erros – e cresça!

Reconhecer os erros que lhe estão a custar tempo não é mesmo tarefa fácil.

Primeiro, significa admitir que a sua gestão não está a ser infalível – o que magoar o ego.

Mas ao admitir que algo não está bem e prontificar-se a fazer os possíveis para mudar, está a dar o maior passo para levar a sua empresa ao sucesso.

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