Se já percebeste que precisas de ajuda, é natural procurá-la. Seja na forma de uma pessoa contratada em full-time ou part-time ou na forma de um assistente virtual.
Esse foi realmente o primeiro passo.
Mas nem toda a gente está preparada para contratar um assistente virtual. E queremos mostrar-te porquê.
Ao mesmo tempo que há sinais de que precisas de um assistente virtual, há também sinais de que talvez não estejas pronto a assumir um compromisso com alguém que não se dedica exclusivamente a ti.
Contratar um assistente virtual é contratar alguém por umas determinadas horas, e para umas determinadas tarefas, aceitando que essa pessoa também trabalha com outros empreendedores ou freelancers.
É uma forma mais barata de conseguir ajuda, mas naturalmente também tem as suas desvantagens.
Maiores Erros ao Contratar um Assistente Virtual
1. Pensar que o assistente vai estar disponível durante 8 horas
Este é um erro muito comum, na verdade.
Em Portugal, ainda estamos acostumados a um conceito mais antigo, de trabalho em part-time ou full-time, 5 dias por semana, 20 dias por mês.
Mas ao contratar um assistente virtual, não estás a contratar um funcionário; estás a contratar uma prestação de serviços.
Uma prestação de serviços, como o nome indica, significa que a pessoa é contratada para prestar determinados serviços, ao longo de determinado tempo, sendo paga à hora ou por serviço cumprido.
Significa, também, que uma vez terminado o serviço ou horas contratadas, a pessoa deixa de se dedicar à pessoa/empresa que o contratou.
É exatamente o que acontece quando contratas um canalizador para uma determinada tarefa, ou como quando vais ao dentista.
Se assim é, é natural que o assistente virtual não tenha as horas do dia todas livres para conseguir cumprir com tarefas ou horas extras que sejam necessárias sem aviso prévio.
Um dos maiores erros ao contratar um assistente virtual é este: o de pensar que a pessoa vai abrir os emails a qualquer hora, atender o telemóvel a qualquer hora, e estar pronta para acatar mais tarefas imediatamente.
Quando contratas um assistente virtual, são acordadas as horas mensais a dedicar a determinada(s) tarefa(s), sendo por vezes acordado também um horário para esta prestação de serviços.
No entanto, findas as horas e/ou serviços, o teu assistente trabalhará também para outros.
Se procuras uma pessoa que te ajude ininterruptamente durante o horário de funcionamento do seu negócio, o ideal é contratares uma pessoa a full-time e não um assistente virtual.
2. Não contratar a pessoa certa para as tarefas desejadas
Rebentou um cano em tua casa enquanto estavas a receber familiares para um jantar. O teu primo, que é pedreiro, prontifica-se a arranjar o cano. Já viu bastantes canalizadores a fazerem o serviço em obras onde trabalhou e acredita ser capaz.
E realmente cumpre. O cano deixa de brotar água e podem, assim, continuar o convívio.
Passadas 6 semanas, o cano volta a rebentar, exatamente no mesmo sítio. E desta vez chamas o canalizador, que te diz que o remendo foi mal colocado e que naturalmente não aguentaria muito.
Contratar um assistente virtual é um pouco isto: podes aceitar trabalhar com alguém que saiba fazer muitas coisas mais ou menos; ou trabalhar com alguém que saiba fazer menos coisas, mas as faça bem.
É essencial contratar o assistente virtual que se adequa ao tipo de tarefas que quer fazer ou que tenha experiência na sua área de atuação (turismo, imobiliária, stand automóvel, etc.).
Caso contrário, podes estar a contratar uma pessoa que é excelente a gerir redes sociais, mas que pode manchar a tua reputação na atenção do cliente ou logística.
Em suma, o que queremos dizer com isto é que não importa contratar uma pessoa que diz que sim, que faz todas as 10 tarefas, mas no final não as sabe fazer bem. Porque, neste caso, não vai ter bons resultados.
Mais: é importante saber que a forma como o assistente virtual faz as coisas encaixa na sua forma de trabalhar também.
O que nos leva ao terceiro ponto.
3. Não contratar um assistente virtual com parcerias estabelecidas
Regra geral, um bom assistente virtual (ou uma boa empresa de assistentes virtuais) tem já parcerias e contactos em várias outras áreas nas quais não são especialistas.
Fazem-no precisamente para terem uma resposta a pedidos em que não são especialistas.
E será, a nosso ver, um erro contratar um assistente virtual que não tenha parcerias em áreas de que os teus clientes podem beneficiar (e o assistente também).
A Bizy tem, por exemplo, parcerias estabelecidas com empresas que criam websites profissionais, pois pese embora tenhamos conhecimentos de SEO e marketing, não temos necessariamente conhecimento em desenvolvimento web.
Temos também parceria com designers profissionais, que nos ajudam na criação de marcas, logótipos, branding, e outros formatos para que possamos entregar aos nossos clientes o melhor sempre que o solicitarem.
Estes são os nossos principais parceiros, pois desde cedo quisemos posicionar-nos como assistentes virtuais com foco na melhoria e estratégia de presença online dos nossos clientes, muitos deles sem tempo ou conhecimento para se dedicarem a esta parte nos seus negócios.
Outros assistentes virtuais poderão ter parcerias diferentes dependendo da sua especialidade.
4. Não valorizar o assistente virtual
Se tu, que és empreendedor ou freelancer, gostas de ser valorizado, não fará também sentido valorizar o teu assistente virtual?
E, no entanto, este é também um dos erros que comece ao contratar um assistente virtual. Ou qualquer outra pessoa, já agora.
Embora sejam cada vez menos, ainda há pessoas que contratam ajuda para trabalhar para eles e não com eles.
Há uma grande diferença aqui, que será também a diferença entre valorizar o tempo e valor do assistente virtual ou não.
Trabalhar com um assistente virtual, como noutras situações, pressupõe um contrato. Contrato esse que inclui uma descrição das horas, custos e serviços que lhe estão associados.
É natural que, como dissemos acima, o assistente virtual não atenda chamadas ou responda a emails fora de horas.
E é igualmente natural que, após uma determinada temporada, os valores aumentem. A inflação acontece para todos, não é só para alguns 🙂
Aceitar esta realidade pode ajudar-te a manter o teu assistente virtual, e a valorizá-lo. Não aceitar, por sua vez, pode fazer com que percas uma peça importante do teu negócio.
Tal como consigo, um assistente virtual valoriza o seu tempo e foi precisamente porque o valoriza que começou a prestar este serviço.
Mais das vezes, o assistente virtual é quem mais valoriza o teu tempo em vez de ti próprio, pois é a pessoa que vai fazer tudo por tudo para que tenhas tempo para a sua família.
Lembra-te de fazer o mesmo e valorizar o tempo do teu assistente 🙂
5. Não assinar um contrato
Não é assim tão descabido contratar um assistente e não assinar um contrato.
Muitos ainda trabalham com base nas condições acordadas por email, sem um contrato associado, o que (já agora) não é incorreto.
Mas é um erro contratar um assistente virtual sem formalizar com um contrato. Pois, em caso de dúvidas ou alterações, na maioria das vezes vais sair prejudicado.
Um contrato dá segurança a ambas as partes: ao contratante e ao contratado.
As cláusulas do contrato que assinam prevêem determinadas situações (como a duração da prestação de serviços, inclusões, remuneração, etc.) e inclusive referem para órgãos ou legislação em vigor em situações não previstas.
Assim, ambos conseguem explicitamente saber as condições envolvidas na prestação a todo o momento, sem ter que rever (talvez) centenas ou milhares de emails.
Hoje em dia, assinar um contrato é tão fácil como redigir, enviar um link e fazer uma assinatura online. Há softwares que fazem com que até as pessoas com menos tempo consigam redigir e assinar contratos 🙂
Não fazemos prestação de serviços sem contratos e estamos neste momento a experimentar o PandaDoc, uma ferramenta (e plataforma) de automação de documentos.
Podes criar os seus contratos-tipo e simplesmente acrescentar informações relevantes e que mudem constantemente, como data, nome da pessoa contratada, remuneração, etc.
O PandaDoc tem uma versão gratuita, que te permite testar antes de se comprometer com pagamentos.
Faremos uma review sobre a nossa experiência mais tarde.
Sente-te seguro na contratação
Contratar um assistente virtual é quase como ganhar um novo amigo. A diferença é que será um amigo profissional.
Por isso é essencial que exista uma boa simbiose e entendimento entre ambas as partes. Sem química, o trabalho não corre com tanta normalidade e também se manifesta nos resultados.
Recusa assistentes virtuais que não se alinham com os teus valores ou a tua mensagem e, acima de tudo, assistentes que recusam contratos ou faturas.
Pode parecer aliciante ter alguém a fazer o serviço mais barato, mas a frase “o barato sai caro” tornou-se muito conhecida por más razões.
No teu negócio ou projeto, todos os pormenores contam. E isso inclui toda a tua equipa.
