Como Gerir Melhor o Tempo Durante o Trabalho

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Quem tem um negócio por conta própria (e, em certos casos, até mesmo quem trabalha para outros), sabe que pode ser difícil planear cada detalhe de um dia.

Há aquele cliente que liga porque quer mais uma encomenda. O fornecedor que quer agendar uma reunião para apresentar os novos produtos. Ou simplesmente algo que lhe foge ao controlo, como o tempo perdido no trânsito a caminho de uma obra.

Tudo isto não passam de desculpas.

Como gerir melhor o tempo durante o trabalho

Já o dissemos num outro artigo que a gestão de tempo não é mais do que a gestão de nós próprios e do nosso dia. E embora existam efectivamente situações que nos fogem ao controlo, há muitas mais situações que conseguimos controlar.

Uma delas é aprender a controlar o nosso tempo e aprender a geri-lo melhor. Eis 4 verdades e formas sobre como gerir melhor o tempo durante o trabalho.

Organize o seu dia de forma prática

Parece estranho dizer isto, mas a grande maioria dos empreendedores e trabalhadores por conta própria não organizam o seu dia de forma prática.

E o que quer dizer, ao certo, “organizar de forma prática”?

Nada mais, nada menos, que o organizar em função do que é prioritário e tentando fazer com que exista um bom fluxo de trabalho.

Por exemplo: e todas as semanas visita clientes, porque não visitar todos no mesmo dia? Ou ao longo de 2 manhãs? Não é preciso pegar no carro todos os dias e interromper o seu fluxo de trabalho no escritório.

Todos temos tendência a começar bem o dia. Riscamos os vários itens da nossa lista de afazeres e até parece que o estamos a fazer a bom ritmo. Mas assim que algo quebra esse ritmo (hora de almoço, chamada telefónica, cliente na loja, etc.), parece que nos esquecemos de continuar a fazer as coisas e nos perdemos na informação.

Quantas vezes não está a fazer algo, o cliente interrompe-o, e depois perde-se? Entretanto começa a fazer outra coisa e só a meio é que se lembra em que ponto ficou. E acaba por interromper o fluxo de 2 tarefas.

Programe tempo para as coisas que não consegue controlar

Outra excelente forma de gerir melhor o seu tempo durante o trabalho é preparar-se. Se tem uma loja aberta ao público, programe tarefas que lhe consomem mais tempo para alturas em que habitualmente tem menos clientes.

Acima de tudo, não se comprometa com coisas a mais. Ter 10 coisas para fazer durante o dia pode parecer fácil quando as programa. Mas quando chega ao final do dia e apenas conseguiu fazer metade daquilo com que se comprometeu porque o telefone tocou, vai sentir-se incrivelmente frustrado.

Por isso analise bem o seu dia habitual de trabalho. Se tem menos fluxo de clientes e/ou chamadas (por exemplo) entre as 9:30 e as 11h00, e novamente entre as 13h00 e as 14h00, comprometa-se com algumas tarefas para esses horários. Experimente com 3 tarefas e vá aumentando o número à medida que vai conseguindo controlar melhor o seu tempo.

Mas não se comprometa com 6 tarefas se já suspeita que não vai conseguir cumprir! A intenção é que se torne mais produtivo e não o contrário.

Não se sinta mal por não ter nada para fazer

Pelo contrário! Sinta-se muito bem!

Não ter nada para fazer porque conseguiu riscar todos os itens da lista é um sentimento incrível. Sentimo-nos verdadeiros super-heróis!

Se consegue fazer tudo aquilo com que se comprometeu durante o dia de trabalho, damos-lhe os parabéns. Pois já sabe gerir bem o seu tempo!

Se quiser, tente acrescentar mais um item à sua lista de afazeres. Mas pense bem antes de o fazer! Pois apesar das 1001 coisas que um empreendedor tem que fazer, há uma para a qual parece que nunca tem tempo: descansar.

Descansar também é sinal de que sabe gerir bem o seu tempo

É mais frequente que o que devia, mas muitos empreendedores e trabalhadores trabalham horas extra para conseguir fazer tudo a tempo. É como se quanto mais tempo trabalham, mais parece que estão empenhados. E o descanso fica para segundo plano.

Mas descansar devidamente dá-lhe mais energia e é a melhor forma de se manter focado e astuto. Se está mais focado, também conseguirá melhores resultados.

Lembre-se dos grandes empreendedores e da forma como trabalham. Ou da máxima dos bons empreendedores, que conseguem mais (rentabilidade, resultados, etc.) em menos tempo.

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