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Como contratar um assistente virtual em 5 passos

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O Mundo do trabalho começa a mudar. E, com ele, o estigma de contratar uma pessoa a full-time, para 8 horas de trabalho, quando ela só é produtiva pouco mais de metade do tempo.

Se fosse possível contratar pessoas 100% comprometidas, que custem menos dinheiro às empresas, e tenham mais qualificações, essa seria uma opção pela qual optarias?

Provavelmente sim. Aliás, o facto de estares a ler este artigo é sinal que procuras contratar um assistente virtual.

No entanto, é também provável que estejas com dúvidas.

Será que vais contratar a pessoa certa?

Quanto é que um assistente virtual cobra?

Como contratar um assistente virtual que realmente seja ideal para ti?

O que faz um assistente virtual?

Um assistente virtual é como um assistente pessoal online e pode fazer inúmeras tarefas.

É, aliás, uma das grandes vantagens de contratar um assistente virtual: o facto de poderes ter acesso a profissionais dedicados e especializados por menos de metade dos custos.

Algumas tarefas são mais comuns, como:

  • Apoio administrativo: gestão de email, gestão de agenda, planeamento e marcação de viagens, conferência de pagamentos em falta, etc.;
  • Redes sociais: criação de conteúdo, gestão de redes sociais, aconselhamento;
  • Design: criação de apresentações de produto, design de modelos para flyers, cartões de visita, ou websites;
  • Lançamento de infoprodutos: apoio ao lançamento, criação de lead magnets, apoio pós-venda, etc.

De uma forma muito simplista, o assistente virtual que contratas torna-se um parceiro. Uma espécie de “sombra” tua, que te ajuda no que precisas sem necessariamente dar a cara.

Quanto cobra um assistente virtual?

Os preços cobrados pelos assistentes virtuais vão depender, maioritariamente, das competências e experiência dos mesmos.

Em Portugal, não existe ainda regulamentação relativamente a valores mínimos ou máximos cobrados por um assistente virtual.

No entanto, seria impossível responder a esta questão sem a célebre frase

O barato sai caro.

Um assistente virtual que cobre menos de 10€ por hora é, muito provavelmente, alguém que não vai estar 100% comprometido com o teu negócio.

Pode ser alguém que está a começar ou que, inclusive, tem outro emprego a full-time. E, por isso, pode priorizar o seu emprego mais estável em vez do teu negócio.

Naturalmente, não acontece sempre e em todos os casos. Não podemos generalizar.

Mas, contratar um assistente virtual barato vai, eventualmente, sair-te caro.

Seja porque os conhecimentos e competências da pessoa podem não ser os melhores e mais apropriados.

Seja porque a pessoa não vai priorizar o teu negócio.

Ou (e pior que tudo) porque vais passar mais tempo a ensinar ou comunicar com o teu assistente virtual ao ponto de quase seres tu quem faz o trabalho.

A Bizy tem um preçário disponível onde podes consultar grande parte dos preços praticados (não admitimos que tem todos, pois é uma lista atualizada de tempos a tempos).

Já contamos com mais de 3 anos de experiência em Marketing e mais de 1 ano de experiência em assistência virtual, sempre sem reclamações.

Podes analisar o nosso preçário e tomá-lo em consideração quando estiveres à procura de um assistente virtual para contratar.

Toma sempre por base as comparações para garantir que estás a contratar a pessoa certa e que não vais cometer um erro.

Como trabalha um assistente virtual?

Será que contratas um assistente virtual a tempo inteiro? Apenas para umas horas?

Será que vais pagar por hora? Avença mensal? Por projeto?

Tudo vai depender do que tu precisas.

Um dos grandes atributos de um bom assistente virtual é o facto de conseguir ser transparente e humilde ao ponto de te conseguir dizer, sem problemas, de que talvez não precises de tantas horas de trabalho e/ou de ajuda em tudo e mais alguma coisa.

Aliás, se a pessoa não te diz “vamos testar isto nos primeiros tempos e reavaliar dentro de uns meses“, podes já tomar como uma grande bandeira vermelha de que, talvez, não seja a pessoa certa.

O intuito de contratar um assistente virtual é conseguires poupar no investimento, ao mesmo tempo que tens alguém que é proativamente teu parceiro de negócio.

Não consegues nenhum dos dois se a pessoa que contratas não é transparente e verdadeira o suficiente para te aconselhar da melhor forma.

Mesmo que isso signifique não ser contratada.

Qualquer empresa ou empreendedor que contrate assistentes virtuais está um passo à frente de todos os outros se entender este conceito básico de parceria.

O nosso conselho é que não contrates um assistente virtual a tempo inteiro logo no início.

Trabalhem juntos durante uns tempos, e por umas horas.

Vai delegando trabalho a pouco e pouco para garantir que se entendem bem, que são mesmo parceiros, e depois podes avançar para a contratação de mais horas ou mais serviços.

Contratar o assistente virtual certo pode fazer crescer o teu negócio de forma exponencial, já que passas a estar mais focado no que mais sabes fazer.

No entanto, para que isto aconteça, é preciso que a vossa parceria funcione.

Como contratar um assistente virtual em 5 passos

Há inúmeras vantagens em contratar um assistente virtual.

Neste artigo já encontraste algumas. Se pesquisares um pouco mais, vais inclusive ver que muitos outros empreendedores e negócios cresceram com ajuda de assistentes virtuais.

No entanto, se é a primeira vez que estás a contratar um assistente virtual, podem surgir dúvidas.

Aqui estão 5 passos para contratar um bom assistente virtual, que vai de encontro ao que precisas:

Passo 1 – Descreve aquilo de que precisas e porquê

A melhor forma de garantir que chegas ao assistente virtual certo é ser bem descritivo quanto ao que precisas e à razão por que precisas dessa pessoa.

Isso inclui:

  • Dizer quem és (de forma resumida);
  • Descrever o tipo de pessoa que precisas;
  • Listar as tarefas que a pessoa vai fazer.

Há muitas ofertas e pedidos por assistentes virtuais que são confusos.

A grande maioria deles não aposta neste tipo de modelo e isso confunde a pessoa que se candidata e faz-te perder tempo também.

Sê direto e descritivo acerca do que precisas.

O objetivo desta pessoa é poupar-te tempo e dinheiro. Logo, quanto mais clara for a tua comunicação, mais hipóteses vais ter de encontrar a pessoa certa.

Um exemplo:

Somos um e-commerce de mobiliário de luxo bem-sucedido e, diariamente, recebemos vários pedidos de suporte pós-venda via redes sociais e email.

Precisamos de um assistente virtual com experiência em atendimento pós-venda (B2C) para responder às solicitações que recebemos via redes sociais e email. Vamos fornecer as respostas para as perguntas mais frequentes dos clientes. A pessoa em questão deve estar familiarizada com o software Shopify.

Precisamos de ajuda para:

  • Verificar mensagens no Facebook e Instagram e responder às perguntas dos clientes;
  • Responder a emails de clientes;
  • Iniciar processos de troca ou alterações de encomendas solicitados pelos clientes;
  • Moderar comentários em publicações do Facebook e Instagram, incluíndo reclamações.

Passo 2 – Testa a atenção da pessoa

Temos visto este tipo de coisa acontecer em algumas propostas de outras pessoas que procuram contratar um assistente virtual e achamos que é incrível.

Inclusive já aplicamos algo semelhante quando estivemos a recrutar assistentes virtuais parceiros.

Testar a atenção da pessoa pode ser algo tão simples como:

  • Pedir-lhe que veja um vídeo

Este foi o método que usamos.

Pedimos a todas as pessoas que se queriam candidatar que assistissem a um vídeo de cerca de 4 minutos em que explicámos como se ia processar o recrutamento.

Algumas peças-chave, que iam ajudar as pessoas nas candidaturas, foram mencionadas nesse vídeo.

Sempre que notámos que alguém não respondia a pelo menos uma pergunta relacionada com o vídeo, essa candidatura era excluída.

Não é qualquer pessoa que está confortável em levar mais de 5 minutos a submeter uma candidatura, mas é também aí que podes ver se estás a contratar um assistente virtual que é comprometido.

  • A meio do anúncio, pedir que a pessoa use uma frase-chave na candidatura

Algo como “Inclui a frase Harry Potter e o Príncipe Misterioso no assunto da tua candidatura por emal” (somos fãs da saga).

Se a pessoa em questão estiver apenas a ler o anúncio na diagonal ou só estiver interessada em parte do anúncio, essa é uma forma de não perder tempo a rever uma candidatura que, à partida, não iria interessar.

  • À semelhança do último, pede que façam uma pequena tarefa

ATENÇÃO: pequena tarefa não é trabalho gratuito!

Nem pedir “gostos” e seguidores nas redes sociais.

Pequena tarefa pode ser algo como fazer um teste de personalidade, como o 16personalities.com, ou uma análise DISC gratuita que o Tony Robbins proporciona.

Passo 3 – Pergunta pela motivação da candidatura

Este foi outro processo que também usámos e que resultou muito bem.

Pedir a alguém que diga a razão da candidatura permite, quase logo, perceber quem está motivado ou não.

Quem está disposto a ser parceiro ou não.

Há muitas pessoas que fazem copiar-colar de propostas e cuja única motivação é ter o máximo de clientes.

Por outro lado, alguém que fale das suas motivações de forma livre, e inclusive te inclua (a ti ou à tua empresa) na motivação é alguém que se deu ao trabalho de pesquisar sobre o teu negócio.

O comprometimento de um assistente virtual (ou de qualquer outra pessoa) deve SEMPRE ser avaliado na altura da contratação.

O que nos leva ao passo 4.

Passo 4 – Uma apresentação em vídeo

Vale referenciar que esta apresentação deve ser sucinta e não ter mais que 2 minutos.

Aqui, podes, desde logo, avaliar 2 coisas:

  1. Novamente a questão do comprometimento: pelo menos metade não vai enviar vídeo e é um critério de exclusão;
  2. Capacidade crítica e de resumo do assistente virtual: será que consegue, de forma clara e sucinta, apresentar-se e quase vender o serviço sem o vender?

Até a própria forma como o vídeo é feito vai dizer-te muito desta pessoa.

Falou de forma fluente? O vídeo tem cortes ou foi num take só (se foi bom e só num take, tens um vencedor!).

Passo 5 – Define os teus números

Que é como quem diz, não leves todas as pessoas e mais algumas a uma reunião.

Antes de avançarmos neste ponto, há uma distinção que é preciso fazer.

Quando estás a contratar um assistente virtual, não é necessariamente uma entrevista que vais fazer, mas sim uma reunião.

Esta pessoa que vais contratar é um parceiro de negócio. Deves tomá-lo como tal.

Voltando ao ponto 5, define quantas pessoas queres levar, no máximo, a uma reunião.

Lembra-te que o teu tempo é precioso. Portanto, se tens tempo para 5, escolhe 5 e mais nenhuma.

Até pores incluir essa informação no vídeo do passo 2 (se usares essa estratégia), para que as pessoas saibam logo que tens formas bem estabelecidas para contratar um assistente virtual.

Depois de escolher um assistente virtual

Nem tu, nem o assistente virtual que contratas devem “fugir” ao contrato.

Façam um contrato de trabalho que vos ligue de forma legal.

Não basta ter uma gravação da reunião, ou um email de concordância. Um contrato é o ideal.

Assim, ficas salvaguardado enquanto empregador, e o assistente virtual também enquanto parte contratada.

É um “mal necessário” para garantir que estão ambos na mesma página e em total concordância.

Para além disto, é aconselhável que seja também assinado um acordo de confidencialidade.

É natural (e quase certo) que a pessoa que contrates tenha acesso a dados confidenciais de clientes ou da tua empresa. E esses têm de estar sempre salvaguardados.

Conclusão

Contratar um assistente virtual não é um processo tão longo quanto possa parecer.

Não é preciso seguir todos os 5 passos, embora seja aconselhável.

Se não queres estar com todo este trabalho para encontrar um bom assistente virtual, podes contactar o VAmos! Club, que é a primeira membership (comunidade fechada) para assistentes virtuais.

O VAmos! Club tem um diretório de assistentes virtuais formadas por assistentes virtuais com experiência, ou que, mesmo sem formação, têm competências para determinados serviços.

Podes submeter o teu pedido e, em seguida, é enviado um formulário para que digas exatamente de que precisas. Por fim, são-te reencaminhados alguns assistentes virtuais.

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