6 Atributos de Uma Boa Assistente Virtual

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Encontrar uma boa Assistente Virtual pode ser a chave para o crescimento do seu negócio ou projecto.

É quando começa a delegar que o verdadeiro caminho de conquista começa. Pois é quando começa a delegar que realmente sente que o seu tempo já não chega.

E, se não chega, é porque está em crescimento.

Mas encontrar uma boa assistente virtual pode significar a diferença entre a continuidade do crescimento ou a estagnação.

Estagnar não é opção e, por isso, descrevemos os 6 atributos de uma boa assistente virtual para que possa contratar alguém que merece trabalhar consigo e fazer parte da sua equipa.

6 Atributos de Uma Boa Assistente Virtual

1. Transparência

A transparência é, felizmente, uma qualidade que tem (re)começado a voltar ao mundo do trabalho.

Trabalhar com alguém com este tipo de atributo significa que teremos na equipa alguém que não tem receios de demonstrar o que realmente vale, faz e pensa.

Alguém que não se esconde por detrás de uma carapaça de entendido quando, na verdade, é apenas alguém sem experiência.

É natural e normal que alguém com menos experiência tenha receios. Mas alguém que seja transparente ao ponto de admitir que está a aprender ou que não domina determinada capacidade é alguém que merece uma oportunidade.

Escolha alguém que seja transparente na forma como trabalha.

2. Humildade

Outros dos grandes atributos de uma boa assistente virtual é a humildade.

E, na nossa opinião, a humildade e a transparência andam maioritariamente de mãos dadas.

Pense no seu dia normal de trabalho. Quando surge algum imprevisto, com preferia que a assistente virtual o tratasse?

  • Como se não fosse nada com ela porque o seu tempo esgotou e “amanhã há mais”;
  • Se mostrasse prestável e o ajudasse na medida do possível, confessando, ainda assim, que não tem muito mais tempo a prestar-lhe por causa de outros compromissos;

Repare que em ambas opções provavelmente não terá ajuda. Mas é a humildade e a forma como se enfrenta o problema que pode tornar uma assistente virtual boa ou menos boa.

Na nossa vida, temos que ser humildes para perceber que um dia são os outros que precisam de nós, mas em alguma outra altura será o contrário.

Podemos, também, adiantar que, se quiser ignorar as outras sugestões, dê preferência a quem tenha estes 2 primeiros atributos de uma boa assistente virtual.

3. Optimização de Trabalho

Todos temos a nossa forma de trabalhar. E, inevitavelmente, adaptamo-nos sempre que necessário.

Uma vez que trabalha com base em contratação de horas, uma boa assistente virtual percebe como optimizar trabalho de forma a tornar o seu dia (e o seu tempo) mais rentável.

É a base do seu negócio!

Logo, será apenas lógico que outro dos atributos de uma boa assistente virtual seja a optimização de trabalho – o dela e o seu.

São profissionais que sabem que aplicações usar para determinadas tarefas, de que forma podem rentabilizar tempo fazer isto em vez daquilo, e usar tudo o que esteja ao dispor para gerir da melhor forma diferentes trabalhos e clientes.

4. Gestão e Controlo de tempo

controlo de tempo

Como já foi referenciado acima, as assistentes virtuais são contratadas em função do tempo necessário.

Seja através de um pacote de horas ou contratação por hora, o tempo do seu negócio (assim como o tempo da assistente virtual) vale dinheiro.

Saber gerir e controlar o tempo de trabalho é algo que, mesmo parecendo fácil, é de extrema dificuldade para quem não está acostumado a tal.

Imagine ter 2 horas para enviar 150 emails e ainda ter que atender telefones?

Pior: imagine contratar uma assistente virtual para o fazer em 2 horas porque às 11h00 todos os clientes precisam de ter essa informação para a reunião mensal e a assistente não o faz?

É você quem perde dinheiro, clientes e tempo também.

A transparência é algo que conta muito para esta parte também. E é muito importante que vá tomando conta das tarefas importantes cujo tempo deve ser contabilizado mais assertivamente.

Significa que terá que receber reembolso porque afinal a assistente terminou 40 minutos mais cedo?

Não. Significa apenas que a sua assistente está a conseguir gerir e rentabilizar melhor o tempo para que foi contratada.

Mas, se a tarefa foi cumprida dentro do estabelecido, então não lhe deve nenhum tipo de reembolso.

5. Segurança e Privacidade

A nossa segurança e privacidade pessoais são muito importantes para nós.

Logo, também a privacidade e segurança dos seus clientes deve ser importante para si.

O número 5 dos atributos de uma boa assistente virtual é algo por que deve sempre procurar quando contrata alguém – seja uma assistente virtual ou um funcionário.

Os dados dos seus clientes e da sua empresa devem ser protegidos a todo o momento. E uma boa assistente virtual sabe como o fazer.

Seja através de ferramentas como o LastPass, que partilha palavras-passe de forma segura, ou utilizando a ferramenta de confidencialidade nos emails do Gmail, sempre que informação sensível é passada é preciso que existam protocolos.

Algumas assistentes virtuais têm, também, ficheiros Excel ou pastas na Cloud (em sistemas como a DropBox ou Mega.nz) protegidas por palavras-passe apenas conhecidas por aqueles que realmente precisam de aceder às mesmas.

Questione a sua assistente virtual sobre como ela assegura a privacidade e segurança dos seus dados e analise a resposta. Pense como se aplica ao seu negócio.

E, depois, peça para assinar um contrato de sigilo e confidencialidade. Uma boa assistente virtual terá um pronto.

6. Facilidade de Comunicação

Quando falamos em facilidade de comunicação, falamos da forma como comunica.

Com a existência de tantos canais, contratar uma assistente virtual que não fala consigo frequentemente para o deixar a par das tarefas e desenvolvimento dos trabalhos é o mesmo que contratar alguém e deixar essa pessoa gerir-se como bem lhe apetece.

Actualmente há inúmeros canais que facilitam a comunicação entre AV’s e empresas, como:

  • Slack;
  • WhatsApp;
  • Telegram;
  • Asana;
  • Trello;
  • Etc.

O Asana e o Trello têm ainda outra vantagem para além da comunicação: permitem associar as comunicações a determinadas tarefas e analisar o desenvolvimento das mesmas.

Não há desculpas para a assistente virtual não comunicar consigo 🙂

Contrate uma Assistente Virtual Que Se Importe com o Negócio

Parece redundante dizê-lo, mas uma assistente virtual que se importa com o seu negócio e o crescimento do mesmo e alguém que vai dar tudo para que cresça ainda mais.

De nada importa ser contratada se, passados alguns meses, o negócio não cresce e o empreendedor é obrigado a terminar a prestação de serviços.

Uma boa assistente virtual sabe que, quanto mais o seu negócio cresce, mais o rendimento dela cresce também.

Contrate alguém que veja no crescimento do seu negócio o seu próprio crescimento profissional.

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