6 Atributos de Uma Boa Assistente Virtual

Encontrar uma boa Assistente Virtual pode ser a chave para o crescimento do teu negócio ou projeto.

É quando começas a delegar que o verdadeiro caminho de conquista começa. Pois, é quando começas a delegar que realmente sentes que o teu tempo já não chega.

E, se não chega, é porque estás em crescimento.

Mas encontrar uma boa assistente virtual pode significar a diferença entre a continuidade do crescimento ou a estagnação.

Estagnar não é opção e, por isso, descrevemos os 6 atributos de uma boa assistente virtual para que possas contratar alguém que merece trabalhar contigo e fazer parte da sua equipa.

6 Atributos de Uma Boa Assistente Virtual

1. Transparência

A transparência é, felizmente, uma qualidade que tem (re)começado a voltar ao mundo do trabalho.

Trabalhar com alguém com este tipo de atributo significa que teremos na equipa alguém que não tem receios de demonstrar o que realmente vale, faz e pensa.

Alguém que não se esconde por detrás de uma carapaça de entendido quando, na verdade, é apenas alguém sem experiência.

É natural e normal que alguém com menos experiência tenha receios. Mas alguém que seja transparente ao ponto de admitir que está a aprender ou que não domina determinada capacidade é alguém que merece uma oportunidade.

Escolha alguém que seja transparente na forma como trabalha.

2. Humildade

Outros dos grandes atributos de uma boa assistente virtual é a humildade.

E, na nossa opinião, a humildade e a transparência andam maioritariamente de mãos dadas.

Pensa no teu dia normal de trabalho. Quando surge algum imprevisto, como preferias que a assistente virtual te tratasse?

  • Como se não fosse nada com ela porque o teu tempo esgotou e “amanhã há mais”;
  • Se mostrasse prestável e te ajudasse na medida do possível, confessando, ainda assim, que não tem muito mais tempo a prestar-te por causa de outros compromissos;

Repara que em ambas opções provavelmente não terás ajuda. Mas é a humildade e a forma como se enfrenta o problema que pode tornar uma assistente virtual boa ou menos boa.

Na nossa vida, temos que ser humildes para perceber que um dia são os outros que precisam de nós, mas em alguma outra altura será o contrário.

Podemos, também, adiantar que, se quiser ignorar as outras sugestões, dê preferência a quem tenha estes 2 primeiros atributos de uma boa assistente virtual.

3. Optimização de Trabalho

Todos temos a nossa forma de trabalhar. E, inevitavelmente, adaptamo-nos sempre que necessário.

Uma vez que trabalha com base em contratação de horas, uma boa assistente virtual percebe como otimizar trabalho de forma a tornar o seu dia (e o teu tempo) mais rentável.

É a base do seu negócio!

Logo, será apenas lógico que outro dos atributos de uma boa assistente virtual seja a otimização de trabalho – o dela e o teu.

São profissionais que sabem que aplicações usar para determinadas tarefas, de que forma podem rentabilizar tempo fazer isto em vez daquilo, e usar tudo o que esteja ao dispor para gerir da melhor forma diferentes trabalhos e clientes.

4. Gestão e Controlo de tempo

controlo de tempo

Como já foi referenciado acima, as assistentes virtuais são contratadas em função do tempo necessário.

Seja através de um pacote de horas ou contratação por hora, o tempo do teu negócio (assim como o tempo da assistente virtual) vale dinheiro.

Saber gerir e controlar o tempo de trabalho é algo que, mesmo parecendo fácil, é de extrema dificuldade para quem não está acostumado a tal.

Imagina ter 2 horas para enviar 150 emails e ainda ter que atender telefones?

Pior: imagina contratar uma assistente virtual para o fazer em 2 horas porque às 11h00 todos os clientes precisam de ter essa informação para a reunião mensal e a assistente não o faz?

És tu quem perde dinheiro, clientes e tempo também.

A transparência é algo que conta muito para esta parte também. E é muito importante que vás tomando conta das tarefas importantes cujo tempo deve ser contabilizado mais assertivamente.

Significa que terás que receber reembolso porque afinal a assistente terminou 40 minutos mais cedo?

Não. Significa apenas que a tua assistente está a conseguir gerir e rentabilizar melhor o tempo para que foi contratada.

Mas, se a tarefa foi cumprida dentro do estabelecido, então não te deve nenhum tipo de reembolso.

5. Segurança e Privacidade

A nossa segurança e privacidade pessoais são muito importantes para nós.

Logo, também a privacidade e segurança dos teus clientes deve ser importante para si.

O número 5 dos atributos de uma boa assistente virtual é algo por que deves sempre procurar quando contrata alguém – seja uma assistente virtual ou um funcionário.

Os dados dos teus clientes e da tua empresa devem ser protegidos a todo o momento. E uma boa assistente virtual sabe como o fazer.

Seja através de ferramentas como o LastPass, que partilha palavras-passe de forma segura, ou utilizando a ferramenta de confidencialidade nos emails do Gmail, sempre que informação sensível é passada é preciso que existam protocolos.

Algumas assistentes virtuais têm, também, ficheiros Excel ou pastas na Cloud (em sistemas como a DropBox ou Mega.nz) protegidas por palavras-passe apenas conhecidas por aqueles que realmente precisam de aceder às mesmas.

Questiona a tua assistente virtual sobre como ela assegura a privacidade e segurança dos teus dados e analisa a resposta. Pensa como se aplica ao teu negócio.

E, depois, pede para assinar um contrato de sigilo e confidencialidade. Uma boa assistente virtual terá um pronto.

6. Facilidade de Comunicação

Quando falamos em facilidade de comunicação, falamos da forma como comunica.

Com a existência de tantos canais, contratar uma assistente virtual que não fala contigo frequentemente para te deixar a par das tarefas e desenvolvimento dos trabalhos é o mesmo que contratar alguém e deixar essa pessoa gerir-se como bem lhe apetece.

Atualmente há inúmeros canais que facilitam a comunicação entre AV’s e empresas, como:

  • Slack;
  • WhatsApp;
  • Telegram;
  • Asana;
  • Trello;
  • Etc.

O Asana e o Trello têm ainda outra vantagem para além da comunicação: permitem associar as comunicações a determinadas tarefas e analisar o desenvolvimento das mesmas.

Não há desculpas para a assistente virtual não comunicar contigo 🙂

Contrata uma Assistente Virtual Que Se Importe com o Negócio

Parece redundante dizê-lo, mas uma assistente virtual que se importa com o teu negócio e o crescimento do mesmo é alguém que vai dar tudo para que cresças ainda mais.

De nada importa ser contratada se, passados alguns meses, o negócio não cresce e o empreendedor é obrigado a terminar a prestação de serviços.

Uma boa assistente virtual sabe que, quanto mais o seu negócio cresce, mais o rendimento dela cresce também.

Contrata alguém que veja no crescimento do teu negócio o teu próprio crescimento profissional.

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