Como um Assistente Virtual pode Fazer Crescer o teu Negócio

Um assistente virtual pode fazer crescer o teu negócio ao libertar-te de tarefas secundárias, ao mesmo tempo que te custa bem menos que a contratação de um funcionário.

A tua lista de tarefas é grande.

Orçamentos, inventários, gestão das contas, atenção ao cliente no pré e pós-venda, contabilidade, gestão de fornecedores, base de dados, design de fotos, flyers e apresentações…

Só de pensar já se torna cansativo.

Mas ser empreendedor é mesmo isto, é fazer tudo o que tem que ser feito para que o teu negócio cresça.

E se isso significa ter 1001 tarefas, então que seja! Certo?

Errado.

É física e psicologicamente impossível um empreendedor conseguir fazer todas estas coisas sozinho e ainda fazer o seu negócio crescer. E porquê?

Porque dedicares-te a 100% a todas estas tarefas vai significar que não tens tempo para ti ou que provavelmente não as estas a fazer corretamente.

E não é possível crescer até que sejamos os melhores e consigamos prestar serviços de excelência em todas as frentes.

Num outro artigo publicamos a experiência do nosso primeiro negócio e como a contratação de uma assistente virtual duplicou a nossa faturação.

Mas talvez a opinião de outros empreendedores bem sucedidos, espalhados pelo mundo, também ajude (fonte).

“Contratar um assistente virtual permitiu-me ter a ajuda que precisava nas tarefas que não me estavam a permitir ter mais negócios. Pedi à minha assistente virtual que tratasse de relatórios para clientes, contabilidade (faturas), que postasse anúncios em diferentes websites, que pesquisasse novas angariações e também que procurasse e negociasse a compra de coisas que precisava no escritório. Para além disto, ela também respondia a determinados e-mails sempre que não estava no escritório.”

Kevin Vandenboss, Vandenboss Commercial!

A Vandenboss Commercial é uma empresa de imobiliário que começou com um empreendedor simples a trabalhar a partir de casa.

Fundada em 2016 (apenas), Kevin começou por contratar um assistente virtual para que pudesse ter mais tempo para dedicar à angariação de novas casas para vender.

Hoje, o que começou como um part-time passou a ser o seu trabalho a tempo inteiro.

“Ter um assistente virtual levou a que o nosso negócio crescesse mais rapidamente. O meu sócio e eu conseguimos beneficiar da liberdade de continuar criar e melhorar as nossas relações com clientes, incluindo a criação e implementação de programas de formações e mentoring, realizar eventos e ir desenvolvendo a nossa marca ao longo desse percurso. Podemos focar-nos nas tarefas que realmente nos dão rendimento, como os 121 programas de formação que temos, enquanto sub-contratamos ajuda para tarefas secundárias, como postar nas redes sociais. Desta forma, maximizamos a eficiência e rentabilidade. Todos deviam contratar um assistente virtual. Se ainda não tem um e quer que o seu negócio cresça exponencialmente, recomendo que contrate um ainda hoje porque vai ver que o retorno no investimento é mais rápido que o que pensa!”

Simone Vincenzi,  GTeX

A GTeX é uma empresa que atualmente se dedica quase exclusivamente a formações e programas de mentoring para desenvolvimento de empresas.

Focar-se neste tipo de serviço só foi possível através da contratação de um assistente virtual.

“Há várias vantagens que pequenas empresas ou freelancers terão na contratação de um assistente virtual. Primeiro, ele ou ela podem ajudar na gestão de e-amil, especialmente em assuntos secundários ou mais simples. Só isto já ajudará a libertar muito tempo e a fazer com que seja mais produtivo. Essa pessoa também pode ajudar a que nunca se esqueça de uma reunião ou compromisso. E pode audar a planear e gerir as suas viagens, ou fazer pesquisa caso isso também faça parte do seu trabalho actualmente. Em certos casos, também podem ajudar com organização contabilística básica. Em geral, pode-se poupar dinheiro ao contratar um assistente virtual em vez de um funcionário, onde para além do salário também tem todos os outros custos associados (segurança social, seguro, etc.). Para além disso, eles basicamente trabalham durante o tempo que precisa e consoante a sua agenda. Se quiser, até pode eliminar a necessidade de um escritório ao contratar um assistente. Se for um assistente talentoso, pode até ajudá-lo com tarefas em que não está tão confortável, como por exemplo contabilidade, criação de conteúdo, entre outras.”

Andrew Schrage, Money Crashers

Os três empreendedores acima citados já ajudaram milhares de pessoas e já ganharam, também, muitos milhares de euros.

Todos concordam que ter um assistente virtual foi um passo importante no crescimento dos seus negócios.

Como um assistente virtual pode fazer crescer o teu negócio

Ao aliviar o empreendedor de tarefas secundárias, um assistente virtual está a permitir que ele se foque no que é rentável.

Um assistente virtual pode fazer um sem número de tarefas, como por exemplo:

  • Gestão de redes sociais;
  • Design gráfico simples (para flyers, cartões de visita, apresentações, etc.);
  • Criação e gestão de base de dados;
  • Inventário;
  • Gestão de e-email;
  • Gestão de agenda;
  • Organização de facturas (contabilidade básica);
  • Pesquisa;
  • Transcrição, revisão, edição e/ou tradução;
  • Entre outras que possam ser necessárias.

Se precisas de um serviço, é muito provável que um assistente virtual o consiga fazer por ti.

Se não conseguir ajudar-te, muito provavelmente consegue recomendar-te alguém que o faça.

Ao ter mais tempo para se focar no que é rentável, o empreendedor consegue fazer crescer o negócio e ganhar mais dinheiro.

Assistente virtual VS funcionário part-time

  • Custos inferiores

O custo médio mensal, em Portugal, de um funcionário em part-time (20h/semana) está entre 450-500€.

Este valor inclui todos os descontos obrigatórios e seguros, mas não inclui subsídio de alimentação.

O custo de um assistente virtual, por outro lado, é definido por ti.

O custo é definido mediante o número de horas de trabalho necessárias para as tarefas que pretendes delegar.

Há assistentes virtuais com planos pré-definidos, mas podes também pedir um plano personalizado consoante as tuas necessidades.

O custo médio atual para os nossos clientes é de 250€ + IVA, resultando numa poupança mensal de perto de 50%.

  • Mais produtividade

O horário de trabalho de um funcionário está definido por defeito para 8 horas diárias, num total de cerca de 160 horas mensais.

Para um funcionário em part-time, esse tempo é reduzido para 4 horas diárias, num total de 80 horas mensais.

São 80 horas mensais que as empresas pagam aos seus funcionários, algumas sem ter fluxo suficiente para preencher todas essas horas no mês.

Para além disso, muitas vezes os próprios funcionários não têm motivação suficiente para trabalhar as 80 horas totais.

Se o salário é o mesmo ao final do mês, porquê esforçar-se mais que o minimamente necessário?

Um assistente virtual, por outro lado, vai trabalhar apenas a quantidade de horas necessárias, com foco total das atividades e tarefas que vai realizar.

O tempo limitado que tem com a tua empresa obriga o assistente virtual a tirar o maior partido do tempo que lhe resta, tornando-se uma pessoa altamente produtiva.

  • Menos risco

A tua empresa está a crescer, mas continua a ser difícil prever o dia de amanhã.

Precisas de ajuda, mas contratar um funcionário (mesmo em part-time) traz-te custos que não sabes se consegue suportar. É um risco muito grande.

Ao trabalhar em função das horas e/ou serviços que precisa, o risco de contratar um assistente virtual é muito menor que o de contratar um funcionário.

O serviço de um assistente virtual pode ser contratado com custos que consegues suportar e podes rescindir essa prestação de serviços quando achares melhor.

Com um funcionário, no entanto, estás obrigado a cumprir o tempo de contrato.

Podes também rescindir, claro, mas vais ser obrigado a pagamentos de direitos e, por vezes, compensações.

Fazer crescer o teu negócio

Faz uma lista de tarefas que tens de fazer esta semana.

Dessa lista, sublinha o que é prioritário e deve ser feito por ti.

Com outro lápis ou marcador, marca as coisas que não tens tanta vontade de fazer ou que irá adiar por não ter tempo para as fazer.

Essas tarefas que puseste num patamar secundário provavelmente incluem canais que são importantes para o teu crescimento, como a atualização de redes sociais, a resposta a clientes e fornecedores, ou a pesquisa de novos clientes.

Se tens essas tarefas na lista é por alguma razão.

Mas tarefas que não tenham obrigatoriamente que ser feitas por ti podem ser delegadas a outra pessoa.

Ao retirar esse peso dos teus ombros, alivia também a tua carga de trabalho para que te possas focar exclusivamente em fazer crescer o teu negócio.

Vejamos, por exemplo, o testemunho acima de Kevin Vandenboss, agente imobiliário.

Ele poderia ter evitado a contratação de um assistente virtual e fazia tudo sozinho.

As angariações, a atualização das redes sociais, posts em websites de listagens de casas para venda, resposta a emails de clientes…

Mas nunca conseguiria fazer tudo em 8 ou mesmo 10 horas por dia, nem conseguiria manter esse ritmo durante meses para finalmente ver o seu negócio crescer.

Em vez disso, Kevin assumiu que o rentável era a venda e angariação de imóveis.

Por isso contratou alguém que o ajudasse a listar as suas angariações online e que agendasse os seus compromissos por ele.

Desta forma, Kevin teria toda a disponibilidade para focar-se nos seus clientes, nas suas necessidades, e na venda, enquanto um assistente pessoal virtual listava as novas angariações e respondia a contactos de potenciais novos clientes.

A isto chama-se rentabilizar tempo.

Rentabilizar tempo só é possível com uma boa gestão de tempo.

Não te podes esquecer que o dia tem apenas 24 horas e que tens que dedicar tempo suficiente a ti mesmo e ao descanso para ser o melhor naquilo que fazes.

Focares-se mais em ti e no que te dá dinheiro significa crescimento.

Já falamos noutro artigo da regra dos 4 D’s: Delete it, Delegate if, Do it now, Defer (apagar, delegar, fazer agora ou adiar).

Se há tarefas importantes para as quais não tens tempo, tens que as delegar. E, para o fazer, tens que contratar quem te ajude.

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