Como um Assistente Pessoal pode Fazer Crescer o seu Negócio

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Um assistente pessoal virtual ajuda-o a ganhar tempo ao libertá-lo de tarefas secundárias, ao mesmo tempo que lhe custa bem menos que a contratação de um funcionário.

A sua lista de tarefas é grande. Orçamentos, inventários, gestão das contas, atenção ao cliente no pré e pós-venda, contabilidade, gestão de fornecedores, base de dados, design de fotos, flyers e apresentações…

Só de pensar já se torna cansativo. Mas ser empreendedor é mesmo isto, é fazer tudo o que tem que ser feito para que o seu negócio cresça. E se isso significa ter 1001 tarefas, então que seja! Certo?

Errado.

É física e psicologicamente impossível um empreendedor conseguir fazer todas estas coisas sozinho e ainda fazer o seu negócio crescer. E porquê?

Porque dedicar-se a 100% a todas estas tarefas significará que não tem tempo para si ou que provavelmente não as estará a fazer correctamente. E não é possível crescer até que sejamos os melhores e consigamos prestar serviços de excelência em todas as frentes.

Num outro artigo publicamos a experiência do nosso primeiro negócio e como a contratação de uma assistente duplicou a nossa facturação. Mas talvez a opinião de outros empreendedores bem sucedidos, espalhados pelo mundo, também ajude (fonte).

“Contratar um assistente pessoal virtual permitiu-me ter a ajuda que precisava nas tarefas que não me estavam a permitir ter mais negócios. Pedi à minha assistente pessoal virtual que tratasse de relatórios para clientes, contabilidade (facturas), que postasse anúncios em diferentes websites, que pesquisasse novas angariações e também que procurasse e negociasse a compra de coisas que precisava no escritório. Para além disto, ela também respondia a determinados e-mails sempre que não estava no escritório.”

Kevin Vandenboss, Vandenboss Commercial!

A Vandenboss Commercial é uma empresa de imobiliário que começou com um empreendedor simples a trabalhar a partir de casa. Fundada em 2016 (apenas), Kevin começou por contratar um assistente pessoal virtual para que pudesse ter mais tempo para dedicar à angariação de novas casas para vender. Hoje, o que começou como um part-time passou a ser o seu trabalho a tempo inteiro.

“Ter um assistente pessoal virtual levou a que o nosso negócio crescesse mais rapidamente. O meu sócio e eu conseguimos beneficiar da liberdade de continuar criar e melhorar as nossas relações com clientes, incluindo a criação e implementação de programas de formações e mentoring, realizar eventos e ir desenvolvendo a nossa marca ao longo desse percurso. Podemos focar-nos nas tarefas que realmente nos dão rendimento, como os 121 programas de formação que temos, enquanto sub-contratamos ajuda para tarefas secundárias, como postar nas redes sociais. Desta forma, maximizamos a eficiência e rentabilidade. Todos deviam contratar um assistente pessoal virtual. Se ainda não tem um e quer que o seu negócio cresça exponencialmente, recomendo que contrate um ainda hoje porque vai ver que o retorno no investimento é mais rápido que o que pensa!”

Simone Vincenzi,  GTeX

A GTeX é uma empresa que actualmente se dedica quase exclusivamente a formações e programas de mentoring para desenvolvimento de empresas. Focar-se neste tipo de serviço só foi possível através da contratação de um assistente pessoal virtual.

“Há várias vantagens que pequenas empresas ou freelancers terão na contratação de um assistente pessoal virtual. Primeiro, ele ou ela podem ajudar na gestão de e-amil, especialmente em assuntos secundários ou mais simples. Só isto já ajudará a libertar muito tempo e a fazer com que seja mais produtivo. Essa pessoa também pode ajudar a que nunca se esqueça de uma reunião ou compromisso. E pode audar a planear e gerir as suas viagens, ou fazer pesquisa caso isso também faça parte do seu trabalho actualmente. Em certos casos, também podem ajudar com organização contabilística básica. Em geral, pode-se poupar dinheiro ao contratar um assistente pessoal virtual em vez de um funcionário, onde para além do salário também tem todos os outros custos associados (segurança social, seguro, etc.). Para além disso, eles basicamente trabalham durante o tempo que precisa e consoante a sua agenda. Se quiser, até pode eliminar a necessidade de um escritório ao contratar um assistente. Se for um assistente talentoso, pode até ajudá-lo com tarefas em que não está tão confortável, como por exemplo contabilidade, criação de conteúdo, entre outras.”

Andrew Schrage, Money Crashers

Os três empreendedores acima citados já ajudaram milhares de pessoas e já ganharam, também, muitos milhares de euros. Todos concordam que ter um assistente pessoal virtual foi um passo importante no crescimento dos seus negócios.

Como um assistente pessoal pode fazer crescer o seu negócio

Ao aliviar o empreendedor de tarefas secundárias, um assistente pessoal virtual está a permitir que ele se foque no que é rentável.

Um assistente pessoal virtual pode fazer um sem número de tarefas, como por exemplo:

  • Gestão de redes sociais;
  • Design gráfico simples (para flyers, cartões de visita, apresentações, etc.);
  • Criação e gestão de base de dados;
  • Inventário;
  • Gestão de e-email;
  • Gestão de agenda;
  • Organização de facturas (contabilidade básica);
  • Pesquisa;
  • Transcrição, revisão, edição e/ou tradução;
  • Entre outras que possam ser necessárias.

Se precisa de um serviço, é muito provável que um assistente pessoal o consiga fazer por si. Se não conseguir, também muito provavelmente lhe consegue recomendar alguém que o faça.

Ao ter mais tempo para se focar no que é rentável, o empreendedor consegue fazer crescer o seu negócio e ganhar mais dinheiro.

Assistente pessoal virtual VS funcionário part-time

  • Custos inferiores

O custo médio mensal, em Portugal, de um funcionário em part-time (20h/semana) está entre 450-500€. Este valor inclui todos os descontos obrigatórios e seguros, mas não inclui subsídio de alimentação.

O custo de um assistente pessoal virtual, por outro lado, é definido por si. O custo é definido mediante o número de horas de trabalho necessárias para as tarefas que pretende delegar. Há planos pré-definidos, mas pode também pedir um plano personalizado consoante as suas necessidades.

O custo médio actual para os nossos clientes é de 150€ + IVA, resultando numa poupança mensal de 300€ (mínimo).

  • Mais produtividade

O horário de trabalho de um funcionário está definido por defeito para 8 horas diárias, num total de cerca de 160 horas mensais. Para um funcionário em part-time, esse tempo é reduzido para 4 horas diárias, num total de 80 horas mensais.

São 80 horas mensais que as empresas pagam aos seus funcionários, algumas sem ter fluxo sufuciente para preencher todas essas horas no mês. Para além disso, muitas vezes os próprios funcionários não têm motivação suficiente para trabalhar as 80 horas totais. Se o salário é o mesmo ao final do mês, porquê esforçar-se mais que o minimamente necessário?

Um assistente virtual, por outro lado, trabalhará apenas a quantidade de horas necessárias, com foco total das actividades e tarefas que estará a realizar. O tempo limitado que tem com a sua empresa obriga o assistente pessoal a tirar o maior partido do tempo que lhe resta, tornando-se uma pessoa altamente produtiva.

  • Menos risco

A sua empresa está a crescer, mas continua a ser difícil prever o dia de amanhã. Precisa de ajuda, mas contratar um funcionário (mesmo em part-time) traz-lhe custos que não sabe se consegue suportar. É um risco muito grande.

Ao trabalhar em função das horas e/ou serviços que precisa, o risco de contratar um assistente pessoal virtual é muito menor que o de contratar um funcionário.

O serviço de um assistente pessoal pode ser contratado com custos que pode suportar e pode rescindir essa prestação de serviços sempre que achar melhor. Sem penalizações e custos extra.

Com um funcionário, no entanto, está obrigado a cumprir o tempo de contrato. Pode também rescindir, claro, mas vai obrigar a pagamentos de direitos e, por vezes, compensações.

Fazer crescer o seu negócio

Faça uma lista de tarefas que tem que fazer esta semana.

Dessa lista, sublinhe o que é prioritário e deve ser feito por si. Com outro lápis ou marcador, marque as coisas que não tem tanta vontade de fazer ou que irá adiar por não ter tempo para as fazer.

Essas tarefas que pôs num patamar secundário provavelmente incluem canais que são importantes para o seu crescimento, como a actualização de redes sociais, a resposta a clientes e fornecedores, ou a pesquisa de novos clientes.

Se tem essas tarefas na lista é por alguma razão. Mas tarefas que não tenham obrigatoriamente que ser feitas por si podem ser delegadas a outra pessoa.

Ao retirar esse peso dos seus ombros, alivia também a sua carga de trabalho para que se possa focar exclusivamente em fazer crescer o seu negócio.

Vejamos, por exemplo, o testemunho acima de Kevin Vandenboss, agente imobiliário. Ele poderia ter evitado a contratação de um assistente pessoal virtual e fazia tudo sozinho. As angariações, a actualização das suas redes sociais, posts em websites de listagens de casas para venda, resposta a emails de clientes… Mas nunca conseguiria fazer tudo em 8 ou mesmo 10 horas por dia, nem conseguiria manter esse ritmo durante meses para finalmente ver o seu negócio crescer.

Em vez disso, Kevin assumiu que o rentável era a venda e angariação de imóveis. Por isso contratou alguém que o ajudasse a listar as suas angariações online e que agendasse os seus compromissos por ele. Desta forma, Kevin teria toda a disponibilidade para focar-se nos seus clientes, nas suas necessidades, e na venda, enquanto um assistente pessoal listava as novas angariações e respondia a contactos de potenciais novos clientes.

A isto chama-se rentabilizar tempo.

Rentabilizar tempo só é possível com uma boa gestão de tempo.

Não se pode esquecer que o dia tem apenas 24 horas e que tem que dedicar tempo suficiente a si mesmo e ao descanso para ser o melhor naquilo que faz.

Focar-se mais em si e no que lhe dá dinheiro significa crescimento.

Já falamos noutro artigo da regra dos 4 D’s: Delete it, Delegate if, Do it now, Defer (apagar, delegar, fazer agora ou adiar). Se há tarefas importantes para as quais não tem tempo, tem que as delegar. E, para o fazer, tem que contratar quem o ajude.


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