Qual é o maior ativo – o mais importante – de qualquer empresa ou projeto, independentemente do tamanho?
O que é que atualmente vale mais que ouro ou petróleo?
DADOS.
Os nossos dados pessoais movimentam milhões de euros todos os dias.
É através dos nossos dados que são definidos anúncios publicitários, tendências e até eleições políticas e estratégias.
Portanto, naturalmente, é essencial que assegurar a segurança dos dados dos clientes (e os teus) a todo o momento.
Este artigo foi-nos sugerido por uma pessoa que segue a nossa página de Instagram, onde somos mais ativas diariamente. Obrigada, desde já, pela sugestão 😉
Como Assegurar a Segurança dos Dados dos Clientes
Antes de mais, temos que pensar no que é esta “coisa” dos dados e privacidade dos clientes.
De que tipos de dados estamos a falar? Qual a real proteção de que precisam?
E como podes, claro está, assegurar a segurança desses dados dos clientes?
Não somos – nem acredito que nos tornemos 🙂 – especialistas em proteção de dados.
Mas vamos falar de dados que os nossos clientes partilham connosco e dados que são de extrema relevância para anúncios que fazemos nas nossas estratégias de Marketing.
Para que fique mais simples de ler e de entender, vamos organizar em subtemas:
- Dados Pessoais e Profissionais;
- Palavras-passe;
- Dados de terceiros (clientes dos nossos clientes);
- Dados financeiros.
Privacidade dos Dados Pessoais e Profissionais
Começamos por este, pois é o mais simples e objetivo de todos.
Proteger os dados pessoais e profissionais do cliente significa proteger os dados mais básicos de todos nós:
- Nome;
- NIF;
- Morada;
- Contactos móveis e digitais;
- Etc.
E neste momento podes pensar “mas este é o tipo de dados que damos a plataformas de terceiros como as redes sociais. Ou até que já está disponível online, no caso de empresas.”
E tens toda a razão!
Mas uma coisa é o cliente (utilizador) dar esses dados; outra coisa é sermos nós (prestadores de serviço) a providenciar esses dados.
Não estamos no direito de difundir nenhum tipo de dados do nosso cliente EXCETO quando explicitamente indicado por escrito.
Em que situações pode acontecer esta exceção?
Por exemplo, em situações em que o trabalho enquanto assistente virtual ou outro prestador de serviços trabalhe esse mesmo nome ou contactos.
Se uma assistente virtual está encarregue de prospeção de clientes, está prevista nessa prestação de serviços a utilização de recursos que incluam dados pessoais e profissionais da empresa, nomeadamente (mas não apenas):
- Nome;
- Telefone;
- Email;
- Logotipo (se usar email);
- Entre outros.
No caso de uma campanha de anúncios, faz sentido difundir outros contactos relevantes a essa campanha.
O que deves reter é: assegura a segurança dos dados do cliente ao não partilhes as informações do mesmo sem a tua autorização.
Sim, podes parecer um conselho de “novato”, mas certo é que é muitas vezes nestas situações que o cliente tem razão quando nos acusa de não protegermos a sua privacidade.
Partilha de Palavras-passe
Provavelmente, o subtema de MAIOR importância para assistentes virtuais 🙂
Maior importância porque é o tipo de dados que mais se partilha e não porque os restantes não são importantes.
Assegurar a segurança dos dados de login/entrada em plataformas, contas de emails, ou até edifícios (no caso de escritórios) É das maiores responsabilidades de uma assistente virtual.
Há algumas formas de garantir a segurança e privacidade dos dados através de aplicações (gratuitas e pagas).
Neste artigo vamos focar em 3 formas e, se aplicar pelo menos uma delas, é injustificável ter algum vazamento de informação.
Sempre que existir partilha de palavras-passe, recomendamos uma de duas coisas:
- Email em modo Confidencial;
- Utilização de uma aplicação de partilha de palavras-passe.
Nós usamos o Gmail na gestão dos nossos emails e não trocaríamos por nada!
O Gmail, para além de todas as funcionalidades que tem, permite-nos enviar emails em modo confidencial.
O modo confidencial permite definir qual a duração da longevidade do email (ou seja, até quando a pessoa o pode abrir) e também exige que o recetor confirme a sua identidade.
Ao selecionares a opção indicada na caixa azul, abre-se uma nova janela onde é possível:
- Saber mais sobre o modo de confidencialidade;
- Definir a validade daquele email (1 dia, 1 semana, 1 mês, etc.);
- Se as pessoas que acedem ao email (caso não usem Gmail) devem introduzir um código secreto.
Usar o modo confidencial do Gmail é um passo gigante para assegurar a segurança dos dados partilhados entre pessoas.
Sempre que forem partilhados ficheiros, palavras-passe ou outras informações confidenciais, defina a longevidade do email para o espaço mais curto possível.
Na Bizy usamos muito a opção de 1 dia (24h).
Outra opção de partilha de palavras-passe seguras é a utilização de aplicações.
Não utilizamos Apps, mas alguns dos nossos clientes partilham os dados connosco desta forma.
A App LastPass é uma das que vemos serem mais utilizadas.
Esta App permite gerar palavras-passe únicas para utilização de determinado(s) utilizador(es).
Infelizmente, nunca conseguimos concluir o registo ou login, por isso não a utilizamos com mais frequência.
Dados de terceiros e Dados Financeiros
Incluímos estas duas numa só pois as nossas sugestões funcionam para ambos.
Não é assim tão difícil que tenhas acesso a dados de terceiros ou dados financeiros.
Basta trabalhar com base de dados.
A melhor forma de protegeres a partilha destes dados entre si e o cliente é criares uma pasta partilhada ou transferir os ficheiros pelos emails confidenciais.
As pastas partilhadas podes utilizar várias plataformas:
- Google Drive;
- Dropbox;
- OneDrive;
- Mega NZ.
Na Bizy usamos o Google Drive para partilhar ficheiros com os nossos clientes.
Sempre que são dados que incluam dados pessoais de terceiros, é necessário login e apenas é permitido o acesso à pessoa que fez o login.
Quando são dados gerais (horas de trabalho, por exemplo), fazemos a partilha através de um link restrito.
Há também a partilha de dados de terceiros entre membros da equipa.
A equipa da Bizy contém mais que uma pessoa e, por isso mesmo, é necessário que a partilha de dados entre os elementos da equipa aconteça da forma mais segura.
Em primeiro lugar, temos uma pasta online partilhada no MegaNZ, que permite encriptação de ficheiros.
Em segundo lugar, temos palavras-passe únicas para os ficheiros onde guardamos os dados mais sensíveis (nossos e dos nossos clientes).
Não tens obrigatoriamente de fazer o mesmo que nós. Esta é apenas a nossa partilha sobre os esforços que fazemos para garantir a segurança de todos os dados.
Acordo de Confidencialidade
Sempre que exista partilha de informações sensíveis, para além do contrato de prestação de serviços deve assinar um contrato (ou acordo) de confidencialidade.
Desta forma, também estás a assegurar a segurança dos dados partilhados e a fazer valer a intenção e esforço que de ambas as partes devem existir nesse sentido.
Assim, se porventura alguma das partes falhar no pressuposto e quebrar o contrato, passa a estar responsável por quaisquer danos que possam advir.
O Acordo de Confidencialidade é, portanto, uma excelente forma de proteger a privacidade de todos: a tua, do cliente, e de outros terceiros envolvidos.
E não só proteges os dados durante a vigência do contrato, mas até no futuro.
É possível proteger os dados a 100%?
Honestamente (e mesmo não sendo opinião popular) vamos dizer que não.
Há várias falhas de segurança em praticamente todos os sistemas e plataformas.
Inclusive nós mesmos, humanos, por vezes erramos. E podem acontecer fugas.
Não somos perfeitos. Mas nada nos impede de tentar o nosso melhor para garantir 99,5% da segurança dos nossos dados e dos nossos clientes.
Se seguires estas recomendações será mais difícil existirem fugas de informação.
Gostaste deste artigo? Qual a tua posição relativamente à segurança dos dados? 🙂
