3 Aplicações para Aumentar Produtividade e Gerir Tempo

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Trabalhar a partir de casa quando não se está habituado pode tornar-se uma dor de cabeça ou ser uma bênção para quem já estava cansado do escritório.

Seja qual for a sua situação, juntamos uma sugestão de 3 aplicações para aumentar produtividade e gerir tempo.

1. Focus To-Do

Uma das principais determinantes para se ser produtivo em teletrabalho é a gestão de tempo.

A Focus To-Do é uma aplicação que se baseia na técnica Pomodoro. Esta técnica determina que devemos dedicar um determinado período de tempo (entre 25 a 50 minutos) a uma tarefa, permitindo-nos sempre 5 a 10 minutos de pausa antes de a voltarmos a retomar.

Desta forma consegue manter o foco no que está a fazer sem sobrecarregar-se a si mesmo ou à sua produtividade e criatividade.

Na Bizy utilizamos esta app para definir o tempo máximo que dedicamos às tarefas dos nossos clientes.

Se, por exemplo, determinamos que dedicaríamos 1h à pesquisa de novos clientes e gestão de base de dados, o alarme da Focus To-Do toca no final dessa hora.

É excelente utilizar a app para contagem de tempo! Tem-nos acompanhado desde o primeiro dia e grande parte do nosso sucesso de gestão de tempo deve-se a esta técnica. Permite que nos mantenhamos sempre úteis e produtivos, sem nos perdermos nas restantes 1001 tarefas que temos para fazer.

A aplicação está disponível para download em praticamente todas as plataformas e é gratuita: Android, iOS, MacOS, Microsoft Windows e como extensão para Google Chrome.

2. Trello

Organizar o seu dia também é meio caminho andado para aproveitar melhor o tempo e ser produtivo.

Há quem ainda prefira organizar-se com quadros magnéticos ou apenas com uma agenda. E funciona perfeitamente se for apenas uma pessoa ou se estiver a trabalhar no escritório.

Mas quando está a trabalhar a partir de casa, há aplicações que substituem o quadro magnético de forma incrível e simples.

A Trello é uma dessas aplicações. Independentemente de ter uma equipa de 3 ou 30 pessoas, é possível utilizar o Trello de forma simples, prática, e conseguir gerir as tarefas e trabalhos de todos.

Para nós, é definitivamente das melhores aplicações para aumentar produtividade e gerir tempo.

Com o Trello, pode dividir as funções/tarefas da sua equipa em quadros (tal como com os quadros magnéticos, vê?).

Imaginemos: a sua empresa tem departamentos de Marketing, Tradução e Administração. Cria, então, quadros para cada um dos departamentos.

Nesses quadros, adiciona as pessoas da equipa que trabalham em cada um deles e define as tarefas a fazer e quem deve fazer cada uma delas.

Depois, cada pessoa vai actualizando o seu progresso (feito, em andamento, por fazer, etc.).

O gestor dos quadros pode atribuir datas e horas limite para cada tarefa e pode, a todo o momento, acompanhar o progresso da equipa.

No caso da Bizy, o Trello tem-nos ajudado a organizar os trabalhos a fazer para cada um dos clientes. Temos um quadro geral (para organização própria) e um quadro para cada cliente com a organização das tarefas de cada um.

Cada tarefa tem um horário estabelecido e, sempre que uma tarefa inicia, a pessoa responsável coloca-a como “em andamento”, inicia o temporizador da Focus To-Do, e trabalha.

A aplicação tem planos gratuitos e pagos. O plano gratuito é bastante abrangente e recomendamos que o teste antes de comprar. Está disponível para utilização em browser ou para download nas seguintes plataformas: Android, iOS, MacOS, Microsoft Windows.

3. Calendário Google ou iOS

Priorizar é uma dica importante quando se trata de gerir melhor o tempo. E uma forma de o fazer é ter uma agenda organizada.

Os calendários da Google e da Apple são excelentes, gratuitos, e fáceis de utilizar. Para além do calendário pessoal, pode também criar calendários partilhados para que a sua equipa possa adicionar, editar ou eliminar tarefas, reuniões ou outros.

Na Bizy usamos o Calendário da Google para agendar reuniões com clientes e mantermo-nos sempre atentos. Temos um calendário partilhado e assim é simples adiar ou alterar a data/hora de uma reunião caso seja necessário.

Por exemplo, se um determinado cliente tem que adiar a reunião para as 16h00 do dia seguinte, a pessoa que atende o telefone pode facilmente actualizar essa informação no Calendário partilhado.

Gerir melhor o tempo é a chave para uma maior produtividade

Estas são as aplicações que usamos na Bizy para aumentar produtividade e gerir tempo.

Para além destas, que são gerais, cada um dos membros da nossa equipa tem também outras que os ajudam na sua vida pessoal e profissional.

Usa estas ou outras aplicações? Fale-nos da sua experiência 🙂

3 Aplicações para Aumentar Produtividade e Gerir Tempo

1. Focus To-Do: aplicação que se baseia na técnica Pomodoro.
2. Trello: pode dividir as funções/tarefas da sua equipa em quadros, tal como com quadros magnético.
3. Calendário Google ou iOS: Priorizar é uma dica importante quando se trata de gerir melhor o tempo. E uma forma de o fazer é ter uma agenda organizada.

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