Trabalhar a partir de casa quando não se está habituado pode tornar-se uma dor de cabeça ou ser uma bênção para quem já estava cansado do escritório.
Seja qual for a sua situação, juntamos uma sugestão de 3 aplicações para aumentar produtividade e gerir tempo.
1. Focus To-Do
Uma das principais determinantes para se ser produtivo em teletrabalho é a gestão de tempo.
A Focus To-Do é uma aplicação que se baseia na técnica Pomodoro.
Esta técnica determina que devemos dedicar um determinado período de tempo (entre 25 a 50 minutos) a uma tarefa, permitindo-nos sempre 5 a 10 minutos de pausa antes de a voltarmos a retomar.
Desta forma consegues manter o foco no que estás a fazer sem te sobrecarregares a sti mesmo ou à tua produtividade e criatividade.
Podes usar esta app para definir o tempo máximo que dedicas às tarefas dos teus clientes.
Se, por exemplo, determinas que vais dedicar 1h à pesquisa de novos clientes e gestão de base de dados, o alarme da Focus To-Do toca no final dessa hora.
É excelente utilizar a app para contagem de tempo!
Permite que nos mantenhamos sempre úteis e produtivos, sem nos perdermos nas restantes 1001 tarefas que temos para fazer.
A aplicação está disponível para download em praticamente todas as plataformas e é gratuita: Android, iOS, MacOS, Microsoft Windows e como extensão para Google Chrome.
2. Trello
Organizar o seu dia também é meio caminho andado para aproveitar melhor o tempo e ser produtivo.
Há quem ainda prefira organizar-se com quadros magnéticos ou apenas com uma agenda.
E funciona perfeitamente se for apenas uma pessoa ou se estiveres a trabalhar no escritório.
Mas quando estás a trabalhar a partir de casa, há aplicações que substituem o quadro magnético de forma incrível e simples.
O Trello é uma dessas aplicações.
Independentemente de teres uma equipa de 3 ou 30 pessoas, é possível utilizar o Trello de forma simples, prática, e conseguir gerir as tarefas e trabalhos de todos.
Para nós, é definitivamente das melhores aplicações para aumentar produtividade e gerir tempo.
Com o Trello, podes dividir as funções/tarefas da tua equipa em quadros (tal como com os quadros magnéticos, vês?).
Imaginemos: a tua empresa tem departamentos de Marketing, Tradução e Administração. Crias, então, quadros para cada um dos departamentos.
Nesses quadros, adicionas as pessoas da equipa que trabalham em cada um deles e defines as tarefas a fazer e quem deve fazer cada uma delas.
Depois, cada pessoa vai atualizando o seu progresso (feito, em andamento, por fazer, etc.).
O gestor dos quadros pode atribuir datas e horas limite para cada tarefa e pode, a todo o momento, acompanhar o progresso da equipa.
No caso da Bizy, o Trello tem-nos ajudado a organizar os trabalhos a fazer para cada um dos clientes e também com a nossa equipa.
Temos um quadro geral (para organização própria), um para cada parte da equipa, e ainda um quadro para cada cliente com a organização das tarefas de cada um.
Cada tarefa tem um horário estabelecido e, sempre que uma tarefa inicia, a pessoa responsável coloca-a como “em andamento”.
A aplicação tem planos gratuitos e pagos.
O plano gratuito é bastante abrangente e recomendamos que o teste antes de comprar. Está disponível para utilização em browser ou para download nas seguintes plataformas: Android, iOS, MacOS, Microsoft Windows.
3. Calendário Google ou iOS
Priorizar é uma dica importante quando se trata de gerir melhor o tempo.
E uma forma de o fazer é ter uma agenda organizada.
Os calendários da Google e da Apple são excelentes, gratuitos, e fáceis de utilizar.
Para além do calendário pessoal, podes também criar calendários partilhados para que a tua equipa possa adicionar, editar ou eliminar tarefas, reuniões ou outros.
Na Bizy usamos o Calendário da Google para agendar reuniões com clientes e mantermo-nos sempre atentos.
Temos um calendário partilhado e assim é simples adiar ou alterar a data/hora de uma reunião caso seja necessário.
Por exemplo, se um determinado cliente tem que adiar a reunião para as 16h00 do dia seguinte, a pessoa que atende o telefone pode facilmente atualizar essa informação no Calendário partilhado.
Gerir melhor o tempo é a chave para uma maior produtividade
Estas são as aplicações que usamos (ou usávamos) na Bizy para aumentar produtividade e gerir tempo.
Para além destas, que são gerais, cada um dos membros da nossa equipa tem também outras que os ajudam na sua vida pessoal e profissional.
Usa estas ou outras aplicações? Fale-nos da sua experiência 🙂
