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Os grandes empreendedores procuraram resolver problemas que eles próprios enfrentam na criação dos seus negócios.
Neste Case Study falamos da história do nosso primeiro negócio e do que levou à criação da Bizy – Gestão de tempo.
No final de 2017, a Marisa lançava o seu primeiro negócio na área do turismo, o segundo que já ia criando.
Tinha um plano traçado, divisão de tarefas e objetivos definidos. Na nossa mente, se uma pessoa conseguia, sozinha, lançar, gerir e fazer lucrar um pequeno negócio como o nosso, nós tínhamos a vida facilitada.
Mas havia um pormenor que não tínhamos previsto: o aumento exponencial deste nosso negócio.
Estávamos mais que entusiasmados por ver que todas as nossas expectativas (mesmo as melhores) estavam a ser ultrapassadas e não podíamos estar mais orgulhosos!
Durante os primeiros seis meses, ultrapassamos as centenas de milhar em vendas, tínhamos orçamentos de todo o tipo entre mãos e recebíamos mais pedidos a cada dia que passava.
Muitas das nossas vendas vinham de canais online.
Por isso, durante este mesmo período, não queríamos deixar de atualizar o nosso website e redes sociais, nem deixar de ser uma empresa organizada.
Não foi, no entanto, de forma tão coerente como seria expectável.
O nosso website foi perdendo visibilidade por falta de atualização.
O nosso tempo de resposta a pedidos estava a aumentar. A nossa contabilidade e organização contabilística demoravam 3 vezes mais que o previsto.
Trabalhámos 16 horas por dia durante 6 meses.
Estávamos exaustos, a perder tempo de qualidade com a nossa família (filhos, pais, avós) e amigos, e a perder a qualidade de vida que queríamos. Decidimos pedir ajuda.
Regra número 1 de qualquer negócio: não se fazem omeletes sem ovos
Uma amiga nossa, na altura desempregada, visitou a nossa agência durante o fim-de-semana.
Durante essa visita, continuamos o nosso serviço como habitual e, um pouco na brincadeira, perguntamos se ela não nos queria ajudar a organizar umas faturas que estavam em atraso.
E ela pôs mãos à obra.
Cerca de 3 horas depois, tínhamos toda a documentação contabilistica minimamente organizada e quase pronta para entregar à nossa contabilidade.
Esclarecemos algumas dúvidas que surgiram durante a organização e, pouco tempo depois, tínhamos tudo pronto. Uma tarefa que habitualmente nos levava 2 semanas a concluir foi terminada em 3 horas.
Enquanto esta pessoa se focou na organização, nós focamo-nos na rentabilidade, em vender.
Conversamos e, em conjunto, propusemos a esta terceira pessoa trabalhar connosco algumas horas por semana.
O objetivo seria que este tipo de tarefas nos fosse retirada dos ombros. Seriam 2 horas por semana, que era o que sabíamos poder pagar na altura.
Nem um mês depois, por sua própria sugestão, esta pessoa também tomou as rédeas das nossas redes sociais.
Criou um plano de atualização de Facebook e Instagram que seguiu durante algum tempo para analisarmos resultados.
Foram apenas 2 tarefas. Mas fizeram uma diferença enorme na nossa forma de trabalhar.
Resultados
Cerca de 2 meses após ter começado a trabalhar connosco, o nosso tempo de resposta voltou a subir e o número de vendas aumentou também.
Com mais tempo para vender e mais tempo para descansar, os resultados não tardaram.
O nosso primeiro ano teve momentos altos e baixos como qualquer outro negócio. Mas conseguimos a audácia de o fechar sem prejuízo contabilistico.
O prejuízo com que nos deparamos foi o cansaço acumulado de todos os meses em que trabalhamos 16 horas ou mais para conseguir cumprir tudo aquilo a que nos propusemos. E mesmo assim concluímos que não o conseguimos fazer a 100%.
Avançamos para o nosso segundo ano com uma certeza: precisamos de mais tempo para nós.
Mais tempo para nós sem pôr em causa os objectivos da empresa.
E iniciamos a prestação de serviços para ganhar mais tempo. Contratamos a mesma pessoa que nos tinha ajudado, mas para 16 horas por semana.
A nossa assistente virtual passou a ter controlo total das nossas redes sociais ativas.
Deixou de apenas as atualizar pontualmente para um trabalho mais ativo.
Começou a fazer a publicação de promoções, informações úteis, e também de pequenas campanhas de marketing. Estava também encarregue de todas as tarefas de back-office, incluindo (mas não só):
- Agendamento de reuniões;
- Gestão de agenda;
- Criação e gestão de base de dados de clientes e fornecedores;
- Organização e manutenção de faturas.
No final do primeiro trimestre estávamos com uma faturação 4 vezes maior que no ano anterior.
Conseguimos focar-nos na venda e no cliente, sem olhar para o relógio.
Sim, continuamos a atender chamadas depois da hora de fecho e a trabalhar fora de horas. É algo a que nenhum empreendedor consegue fugir totalmente.
Mas passamos a ter mais tempo para nós, mais noites calmas, mais fins-de-semana completos. E com uma faturação maior.
Gestão de tempo é chave
Na altura em que contratamos a nossa assistente virtual, não era assim que lhe chamávamos. Apenas lhe chamávamos “preciosa ajuda” ou “o nosso braço direito do back-office”.
Quando mais precisamos de ajuda foi também quando não sabíamos se teríamos recursos financeiros suficientes para a contratação em firme de um funcionário.
Quer a part-time ou full-time, a contratação de um funcionário trás vários encargos a uma empresa. E para a nossa pequena empresa, esta realidade ainda não seria possível com menos de 6 meses de existência.
Acabamos por contratar a nossa assistente virtual em full-time durante o nosso segundo ano.
Com as mesmas tarefas que fazia em 16 horas, mas com um reconhecimento de que não teríamos conseguido crescer sem ela.
Continuamos eternamente gratos pelo trabalho que fez. Mas mais que isso, vimos neste nosso entrave, uma solução para outros negócios. E assim nasce a Bizy – Gestão de tempo.
